Os instrumentos firmados pela UFPel com as Fundações de Apoio são provenientes de projetos de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional, científico e tecnológico e estímulo à inovação coordenados por professores e/ou técnicos administrativo da Universidade em favor da comunidade interna e/ou externa da instituição.

 

1º – Projeto aprovado pela UFPel

Para viabilizar a execução financeira do seu projeto através da Fundação, inicialmente será necessário realizar o cadastro na plataforma Projetos Unificados presente dentro do Sistema Integrado de Gestão COBALTO/UFPel em conformidade com a Resolução COCEPE n° 10 de 19 de fevereiro de 2015 e aguardar a aprovação das seguintes instâncias da Universidade:

Nos casos em que couber, os projetos deverão obter aprovação prévia na Comissão de Ética pertinente, na Coordenação de Inovação Tecnológica, dentre outras oportunas.

O prazo previsto para o trâmite dos projetos desde a data da submissão no sistema até a avaliação final pelo COCEPE ou CONSUN é de até 60 (sessenta) dias. (Art. 13 da Resolução COCEPE n° 10/2015).

Desta forma, considerando os demais prazos internos de tramitação da Fundação e da UFPel discriminados abaixo, para cadastrar a data inicial do projeto e das respectivas ações, a coordenação do projeto deverá considerar:

Até 135 (cento e trinta e cinco) dias para contratos e acordos: 60 dias (Projeto aprovado pela UFPel COCEPE/CONSUN) + 15 dias (Plano de Trabalho elaborado em conjunto com a Fundação) + 60 dias (tramitação do processo do SEI/UFPel).

2º – Plano de Trabalho elaborado em conjunto com a Fundação

Após a aprovação dos órgãos competentes  da UFPel (COCEPE ou CONSUN), a nossa equipe do Escritório de Projetos irá auxiliar a Coordenação do projeto na elaboração do plano de trabalho do instrumento.

Para tanto, o(a) coordenador(a) deverá encaminhar o Projeto aprovado pelo COCEPE ou CONSUN para o e-mail [email protected]. Assim a Equipe do Escritório de Projetos irá iniciar a elaboração do plano de trabalho.

Este é o documento que registra como o projeto será executado e objetiva orientar o desenvolvimento das atividades, visto que contém os dados cadastrais, a descrição do projeto/objetivo, período de execução, o cronograma de execução com as metas/etapas, o plano de aplicação com a especificação das naturezas das despesas (quando aplicável), o cronograma de desembolso e a equipe técnica.

Cabe destacar que o modelo do plano de trabalho poderá variar de acordo com o instrumento a ser celebrado, conforme orienta a Portaria GR/UFPel n° 1100, de 30 de junho de 2020, a qual aprova as normas para formalizar os trâmites de celebração de instrumentos com as Fundações de Apoio.

Exclusivamente para convênios (projetos com financiamento público) além do plano de trabalho, será necessário apresentar os Termos de Referência – TRs, acompanhados dos orçamentos dos itens que serão adquiridos/contratados.  A equipe do Escritório de Projetos e o Departamento de Compras e Licitações da Fundação prestam apoio à Coordenação do projeto durante esta etapa.

Conforme exposto no primeiro passo, o prazo interno da Fundação para envio do Plano de Trabalho à Coordenação é de:

Até 15 (quinze) dias para contratos e acordos: contados a partir do recebimento do Projeto aprovado pelo COCEPE ou CONSUN por e-mail.

3º – Abertura e tramitação do processo no SEI/UFPel

No âmbito da UFPel, a Coordenação de Convênios e Contratos – CCONC é o órgão responsável por estabelecer a relação entre a Universidade Federal de Pelotas (UFPel) e as Fundações de Apoio.

A CCONC atua como ferramenta de desenvolvimento da Universidade proporcionando o alcance de objetivos comuns à sociedade, oferecendo à comunidade acadêmica oportunidades de desenvolvimento de projetos de ensino, pesquisa, extensão e desenvolvimento institucional em parceria com o Poder Público, com organizações da sociedade civil e com a iniciativa privada.

Com o plano de trabalho e os TRs (quando aplicável) concluídos, o próximo passo é abrir um processo no SEI/UFPel e enviá-lo para análise junto à CCONC para tramitação do instrumento a ser firmado com a Fundação.

 Os documentos necessários para a abertura do processo estão listados abaixo, conforme Art. 7° da Portaria n° 1100/2020:

Art 7º A abertura do processo consiste em procedimentos de responsabilidade do Coordenador do Projeto, o qual deverá ser servidor da UFPel e apresentar a seguinte documentação:

I – Memorando de solicitação de celebração de instrumento;

II – Ficha de cadastro do coordenador do projeto;

III – Projeto aprovado no COCEPE ou CONSUN;

IV – Ata do COCEPE/CONSUN com a aprovação do projeto;

V – Plano de Trabalho do instrumento;

VI – Solicitação e Justificativa, por parte do coordenador, para contratação de Fundação de Apoio por dispensa de licitação (quando necessário);

VII – Indicação de dois servidores para comporem o Banco de Fiscais;

VIII – Documentos de habilitação da instituição parceira, tais como documento de identificação do representante legal, ata de posse ou outro documento que o designe como representante legal da instituição e as certidões negativa estabelecidas na Lei nº 8.666/93.

§ 1º Para celebração de Convênios serão necessários além dos documentos descritos no art 7º a inclusão do Termo de Execução Descentralizada e dos Termos de Referência, devendo o detalhamento dos itens contidos nesse último ser de responsabilidade do coordenador.

A Fundação presta apoio durante todo este processo e fornece os documentos de habilitação do item VIII.

Para mais informações sobre a tramitação do projeto no âmbito da Universidade, basta acessar o site da Coordenação de Convênios e Contratos –  CCONC/UFPel, através do link: Novos Instrumentos – Primeiros passos (https://wp.ufpel.edu.br/convenios/orientacoes/novos-instrumentos-primeiros-passos/), que disponibiliza as informações sobre os procedimentos referentes à celebração de novos instrumentos firmados pela UFPel com instituições parceiras.

Projetos negociados previamente e sem a participação da Fundação poderão sofrer ajustes posteriores para o efetivo enquadramento nas regras do Financiador, UFPel, e na legislação pertinente.

Em conformidade com o evidenciado no primeiro passo, o prazo interno de tramitação do Processo SEI da UFPel até a assinatura do instrumento com a Fundação é de:

Aproximadamente 60 (sessenta) dias para contratos e acordos: Contados a partir do recebimento do Processo na CCONC e considerando a necessidade de tramitação do processo na Procuradoria Federal junto à UFPel.