(H/F) Assistant(e) de direction

Préfecture de la Seine-Saint-Denis, Bobigny est une commune en développement, de plus de 50 000 habitants, disposant d'un fort tissu économique, et d'équipements publics innovants notamment avec le pôle médical de l'hôpital Avicenne.

Située à 10 km de Paris, elle est facilement accessible en voiture (A3, A86, RN3), en transports en commun (gare routière, ligne 5 métro, tramway, 3 futures gares du Grand Paris Express) et en vélo avec un réseau en développement, dont la piste cyclable le long du canal de l'Ourcq.

Riche d'un important patrimoine archéologique, architectural et artistique, Bobigny est aussi une ville qui bouge, avec 4 projets de renouvellement urbain et la réalisation d'équipements publics associés, dotée d'une solide tradition de services publics qui se modernisent tout en restant à l'écoute de la diversité de la population.

• Accueil physique et téléphonique :
• Accueillir et orienter ;
• Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent ;
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques ;
• Traitement et diffusion d'informations :
• Coordonner la gestion du courrier/parapheurs entrants et sortants ;
• Encadrer le classement et l'archivage de dossier
• Constitution et suivi de dossiers :
• Alimenter des tableaux de bord de suivi ;
• Traiter les procédures d'engagements financiers liées à l'activité de la direction ;
• Traitement des ordres de mission
• Saisie/mise en forme et transmission de mémoires, délibérations et décisions ;
• Organisation de la vie de la direction :
• Assurer les commandes de matériels et fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement.
• Gestion des congés des cadres,
• Organisation des réunions de service
  
  

­- Réserver/installer la salle ; mettre en place les réunions en ligne (Zoom ou équivalent) ;

­- Réaliser des convocations de réunions ;

­- Préparer les dossiers de réunion

­- Réaliser des comptes-rendus ;

• Gestion communication inter cadre
• Alimenter l'intranet
• Gestion de l'agenda du directeur
  
  

Statut de la fonction publique territoriale et textes réglementaires; connaissances du fonctionnement de l'administration communale; maîtrise des outils bureautiques; qualité rédactionnelle; qualités relationnelles; discrétion et confidentialité; sens des relations humaines, capacité d'écoute et empathie; autonomie dans l'organisation du travail; disponibilité, adaptabilité, réactivité; sens du service public; être force de proposition pour répondre aux besoins exprimés. 21418362-55584