Gestionnaire de scolarité en Formation Médicale Continue

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets

et/ou réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des

domaines fonctionnels de l'établissement.

La gestionnaire pédagogique doit gérer les formations et les stagiaires qui lui sont attribués dans le cadre de la cellule reprise d'étude en médecine.

• Accueil des stagiaires et renseignements (mail et présentiel)
• Gestion des stagiaires au long de l'année (attestation inscription, attestation de présence) et collaboration avec les services de Formation Continue de l'Université
• Gestion des formations en e learning sur moodle (dépot des cours, création et suivi des webinaires, création et paramétrage des qcm et examen de fin de cycle),pour les formations en présentiel (uniquement dépot de cours)
• Mise à jour des fiches de présentation des formations (Illustrator) et dépot de celles ci sur le site web
• Gestion courante : courriers, mails, recueils de données, saisies, relances, mises à jour, sauvegardes, classements des données et archivages des dossiers.
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe en appliquant les procédures dédiées
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Habilitation générale des formations en collaboration avec n+1
  
  

Le profil idéal

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Droit des examens et concours
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
  
  

Savoir-faire opérationnels

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité
  
  

Savoir-faire comportementaux

Sens de l'organisation

Rigueur

Fiabilité

Sens relationnel

Faire preuve de polyvalence et de disponibilité

Etre polyvalent(e)

Domaines de formation et expériences souhaitables

Connaissance de la plate forme moodle, des outils bureautiques, d'adobe acrobat, ponctuellement Illustrator, zoom,

Logiciel FCA Manager