Votre membre de l’équipe prend en charge les réunions virtuelles. Comment pouvez-vous vous assurer que tout le monde a la possibilité de s’exprimer ?

1 Établissez des règles de base

Établir des règles de base claires au début de vos réunions virtuelles peut empêcher une seule personne de monopoliser la conversation. Expliquez qu’il est important que tout le monde ait la possibilité de contribuer et que les interruptions doivent être réduites au minimum. Encouragez les membres de l’équipe à utiliser des fonctionnalités telles que « lever la main » dans les outils de vidéoconférence, ce qui peut aider à gérer le déroulement de la réunion. En définissant ces attentes dès le départ, vous créez un environnement structuré où toutes les voix peuvent être entendues.

2 Utiliser les round-robins

Une approche à tour de rôle permet à tout le monde de prendre la parole à son tour sans avoir à se lancer dans la conversation. Au début de la réunion ou lorsque vous discutez d’un nouveau sujet, faites le tour de la « salle » virtuelle et invitez chaque personne à partager ses réflexions. Cette méthode est particulièrement efficace pour les membres de l’équipe plus réservés qui pourraient hésiter à intervenir. Cela empêche également une personne de dominer la discussion, car tout le monde sait qu’il aura son moment pour contribuer.

3 Tirez parti de la technologie

Tirez parti de la technologie pour équilibrer la participation aux réunions virtuelles. De nombreuses plateformes ont des fonctionnalités conçues pour faciliter des discussions plus démocratiques. Par exemple, l’utilisation d’une fonction de chat permet aux membres de l’équipe plus calmes de taper leurs pensées sans avoir à se battre pour le temps d’antenne. Les sondages peuvent être utilisés pour recueillir rapidement l’opinion de chacun sur un sujet sans une longue discussion. En intégrant ces outils à vos réunions, vous pouvez créer plusieurs canaux de communication qui s’adaptent à différents styles de communication.

4 Attribuer des rôles

L’attribution de rôles peut changer la donne dans la gestion de la dynamique des réunions. Désignez quelqu’un comme chronométreur pour vous assurer qu’aucune personne ne parle trop longtemps, et nommez un autre membre de l’équipe comme modérateur pour maintenir la discussion sur la bonne voie et donner à tout le monde une chance de parler. Ces rôles peuvent alterner à chaque réunion pour partager la responsabilité et donner à chacun le sentiment de s’approprier le succès de la réunion. Cette structure aide à maintenir l’équilibre et encourage la participation de tous les participants.

5 Faites un suivi individuel

Parfois, malgré tous vos efforts, certaines personnes peuvent encore avoir du mal à s’exprimer lors de réunions virtuelles. Faites un suivi individuel avec eux par la suite pour comprendre les obstacles auxquels ils sont confrontés et pour solliciter leurs commentaires. Ce moment en tête-à-tête montre que vous appréciez leurs contributions et que vous vous engagez à entendre leur point de vue. Cela vous donne également un aperçu de la fa��on dont vous pouvez mieux faciliter leur participation aux futures réunions.

6 Encouragez les commentaires

Encourager les commentaires sur la façon dont les réunions sont menées peut conduire à une amélioration continue. À la fin de chaque session, demandez des suggestions sur la façon d’améliorer l’expérience de la réunion. Cela vous aide non seulement à identifier les domaines à améliorer, mais renforce également le message selon lequel vous vous engagez à faire en sorte que la voix de chacun soit entendue. Cela crée une culture d’ouverture et renforce la valeur de la contribution de chaque membre de l’équipe.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?