Comment les gestionnaires de programme peuvent-ils s’adapter aux compressions budgétaires ?
Les compressions budgétaires sont un défi courant pour les gestionnaires de programme, surtout en période d’incertitude. Ils peuvent affecter la portée, la qualité et le calendrier de vos projets, ainsi que le moral et la motivation de votre équipe. Comment pouvez-vous vous adapter aux compressions budgétaires sans compromettre les objectifs de votre programme et les attentes des intervenants ? Voici quelques conseils pour vous aider à naviguer dans cette situation difficile.
La première étape consiste à comprendre comment les compressions budgétaires affecteront votre programme. Vous devez examiner la charte de votre programme, votre analyse de rentabilisation et votre plan de réalisation des avantages afin d’identifier les facteurs de réussite, les hypothèses, les risques et les dépendances critiques de votre programme. Vous devez également analyser le budget, les ressources et le calendrier de votre programme pour déterminer l’état actuel, les écarts et les prévisions de votre programme. Cela vous aidera à quantifier l’écart entre le plan initial et le budget révisé, et à prioriser les aspects les plus importants et les plus urgents de votre programme.
-
Program managers facing budget cuts must first assess the impact on ongoing initiatives, identifying areas where adjustments can be made without compromising core objectives. Open and transparent communication with stakeholders about the situation and proposed changes is crucial to manage expectations and gather support. Optimizing existing resources becomes essential, reallocating where possible to maintain critical functions. Continuous monitoring and control of the program ensure that any adaptations align with revised financial constraints. Finally, using the situation as a learning opportunity to improve budgeting strategies for future programs is vital for long-term resilience and success.
-
Program Managers nine times of ten have no clue of the impact on the project. Schedule a meeting with SME's and Analysts to ensure the Risk of the Budget Cuts doesn't interfere with resolve of the Regulatory Compliance Project or an Executive Mandate project. or a Customer Reputation project. If this Budget Cut doesn't interfere then send a distributive email to all participants of the project
L’étape suivante consiste à communiquer avec vos parties prenantes, en particulier votre parrain de programme, votre comité directeur et vos gestionnaires de projet. Vous devez expliquer les raisons, les implications et les options pour les compressions budgétaires, et solliciter leurs commentaires et leur soutien. Vous devez également négocier et vous mettre d’accord sur la portée, la qualité et le calendrier révisés de votre programme, et documenter tout changement dans une demande de changement de programme. Vous devez également mettre à jour votre plan de communication du programme pour tenir compte de la nouvelle situation et des nouvelles attentes, et tenir vos intervenants informés des progrès et des enjeux de votre programme.
-
Communication is the key to all Relationships, especially Program Manager to Project Participants. However, with Budget Cuts are mandated, then all projects are stopped, and Prioritization meeting for all projects is mandatory, along with the Cost of the Project and the Risk if not implemented, and the length of time to resolve. The Prioritization Meeting is with SME's and Leaders of the Projects (No or Go for the Project). Some projects can be postpone to next quarter.
La troisième étape consiste à optimiser vos ressources pour livrer votre programme avec un budget réduit. Vous devez chercher des moyens de réduire ou d’éliminer le gaspillage, les inefficacités et les redondances dans les processus, les activités et les livrables de votre programme. Vous devez également tirer parti de vos ressources existantes, telles que les modèles réutilisables, les outils et les leçons apprises, pour gagner du temps et de l’argent. Vous devriez également envisager d’autres sources de financement, telles que des subventions, des commandites ou des partenariats, pour compléter votre budget. Enfin, vous devez gérer efficacement votre équipe, en la motivant, en la responsabilisant et en la récompensant pour ses efforts et ses réalisations.
-
Effective resource management becomes paramount, requiring a strategic approach. Begin by identifying the program's core objectives and essential functions that must be maintained. Utilize prioritization frameworks such as the Eisenhower Matrix to categorize tasks based on urgency and importance. Reallocate resources by shifting focus from non-essential tasks to high-priority activities contributing to core objectives
-
Program management at its root involves adjusting levers within the Manipulating Triple Constraints (i.e. scope-cost-time). Program managers need to understand and account for constraints on the program, such as budget, people, machines, deadlines, etc. They should be able to provide budget estimates for the program and provide cost savings and alternatives to their stakeholders. Care must be taken not to compromise the quality delivered to their intended users or customers when reducing costs.
-
Optimize your resources, the Program Manager needs to run an estimated project budget for each of the projects. Double check you have the correct cost per hour per resource, ensure the number of hours is accurate and the number of resources is necessary. Send each project to the Project Leader or Team Leader to ensure all elements of the project are accurate. Request from the Project Leader/Team Leader how many projects can be combined. When you receive the information then rerun the Projected Budget for the projects, see if you meet the Budget Cut objectives. If you don't rerun your Prioritization Meeting to see which projects can be moved to the next quarter.
La quatrième étape consiste à surveiller et à contrôler votre programme pour vous assurer qu’il est sur la bonne voie et qu’il respecte le budget. Vous devez mesurer le rendement de votre programme et en rendre compte à l’aide d’indicateurs de rendement clés (Indicateurs clés de performance
-
Monitor and Control of the program or project implemented, is the responsibility of the Developer, Implementation Engineer, SME of the program and the Team/Project Leader. After each of the projects or programs have been implemented into Production, they have the responsibility to assure the Project/Program for a month up to a quarter depending on the Program/Projects dependencies to aggregation, and leverages of other dependencies have been executed resolved with no errors.
La dernière étape consiste à apprendre et à s’améliorer de votre expérience en matière de compressions budgétaires. Vous devez saisir et documenter les leçons tirées de votre programme, qu’elles soient positives ou négatives, et les partager avec vos parties prenantes et votre organisation. Vous devez également évaluer les résultats et les impacts de votre programme, à l’aide d’examens post-mise en œuvre, de sondages et de mécanismes de rétroaction. Vous devriez également célébrer vos réussites et reconnaître votre équipe pour ses contributions et ses performances.
Les compressions budgétaires peuvent être stressantes et difficiles pour les gestionnaires de programme, mais elles peuvent aussi être l’occasion de démontrer votre résilience et votre capacité d’adaptation. En suivant ces conseils, vous pouvez gérer votre programme de manière efficace et efficiente, et apporter de la valeur à vos parties prenantes et à votre organisation.
-
Learn and Improve is an opportunity per project to ensure that the Budget Cuts have been met. If any take aways from the Budget Cut Exercise, went smoothly or was there areas for improvements. If there are areas for improvement, then document them and document a suggested approach. If all are collaborative withing this meeting then the next Budget Cut exercise will be that much easier for all. Together we make the Difference and can Resolve anything.
Notez cet article
Lecture plus pertinente
-
Gestion de programmesVous êtes un gestionnaire de programme avec un budget serré. Comment pouvez-vous fournir des résultats de qualité ?
-
Coordination de programmesComment pouvez-vous vous assurer que votre équipe de programme est consciente des contraintes budgétaires et de ressources ?
-
Coordination de programmesComment hiérarchiser les activités du programme face à des contraintes budgétaires ?
-
Gestion de programmesComment gérez-vous les dépassements ou les déficits budgétaires d’un programme?