Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Recopila los requisitos del proyecto

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Recopila los requisitos del proyecto

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Ahora que tienes la meta del proyecto, los objetivos y la estrategia, es hora de describir específicamente qué se consigue con el proyecto. Son lo que llamamos requisitos. Definir los requisitos o condiciones es crucial. Si no los identificas bien, las partes involucradas no van a estar satisfechas con el resultado. Y si incluyes condiciones innecesarias, tardarás más en completar el proyecto y te costará más de lo que debería. En el caso práctico, tenemos el objetivo de reducir la reprogramación de los procedimientos el 75 %. Un requisito del sistema de planificación podría ser que programe a la vez el personal, el equipo y la sala que se necesita para un procedimiento. Otro requisito podría ser que busque la próxima vez que esa combinación esté disponible. Estos son requisitos necesarios y específicos. Puedes desglosarlos con más detalle. Recopilar los requisitos puede ser difícil. Es posible que las partes involucradas describan los requisitos de manera incorrecta, indiquen requisitos contradictorios, se olviden de algunos o añadan algunos no indispensables. A veces, otras partes no involucradas intentan incluir requisitos suyos. Otro problema típico es que las partes involucradas no se comprometan con los plazos para definir los requisitos. Tenemos varias técnicas para recopilar las condiciones. Por ejemplo, mediante entrevistas. Se trata de hacerles una serie de preguntas a las personas adecuadas. Si en tu proyecto participan varios grupos, pueden hacer sesiones de lluvias de ideas o grupos de debate con representantes de cada grupo y acordar los requisitos del proyecto. Estas reuniones te ayudan a obtener la aprobación de los departamentos interesados. Otra opción es observar cómo trabaja la gente. Es decir, prestar atención a las actividades de su día a día. Para dar por buenos los requisitos, escríbelos y revísalos con los empleados. Los cuestionarios y las encuestas también son una forma de conocer requisitos de las partes interesadas. Crea los documentos con atención: que las preguntas no influyan en las respuestas. Si ya cuentas con documentación o resultados, puedes analizar esos documentos e identificar requisitos. Luego, tienes que analizar los requisitos iniciales para confirmar que tengan sentido. Quizá descubras que no tienes toda la información que necesitas o que hay requisitos incoherentes o duplicados. después de un análisis, contacta con las partes involucradas. Hazles más preguntas y aclara las respuestas. Es normal que, para obtener los requisitos finales, hagan falta varias rondas, pero llegará un momento en el que empezarán a cobrar sentido. Cuando sea así, es hora de documentarlos. Es importante escribirlos en un lenguaje claro y fácil que todos entiendan. Para eliminar repeticiones y conflictos, puedes organizarlos en categorías relacionadas. Los requisitos son descripciones detalladas de lo que se va a hacer con el proyecto, así que es importante definirlos bien. Para practicar, identifica las técnicas que te pueden ir bien para el proyecto de organización del hospital y cómo abordarías las dificultades.

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