Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo planear las adquisiciones

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo planear las adquisiciones

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Incluso con una sopa de pollo casera, no empiezas desde cero. Imagina cuánto tiempo te tomaría y cuánto te costaría criar a tus propios pollos, cultivar tu verdura, amasar los fideos... Lo mismo ocurre en la gestión de proyectos. Adquirir productos, servicios y habilidades puede ser más rápido que intentar hacerlo todo tú. Cuando optes por adquirir artículos de fuera de la organización, debes planear cómo lo harás. Para ello, necesitas un plan de adquisiciones. Primero, identificas qué necesitas. Por ejemplo, personal con las habilidades adecuadas para tu proyecto, más personal del que tienes disponible en tu organización, o productos y materiales específicos. Segundo, documenta los procesos de adquisición. ¿Quién lleva a cabo la adquisición? ¿Es el departamento de compras, el equipo del proyecto o una combinación de ambos? El plan de adquisición describe los criterios para elegir proveedores, el proceso de selección, los tipos de contratos que usas, y cómo los gestionas. Por suerte, normalmente no tienes que inventarte todos estos procesos, ya que la mayoría de las organizaciones ya cuenta con planes de adquisiciones. Habla con el departamento de adquisiciones o el de finanzas para preguntarles cómo suelen trabajar. Tercero, describe el proceso de elaboración o compra, es decir, cómo decides si usas productos o servicios de tu organización o los buscas fuera. Para tomar una decisión fundada sobre este proceso, es importante que entiendas las necesidades. Asegúrate de que los requisitos son claros y priorízalos. De esta forma, es más fácil elegir productos que cumplan los requisitos y no comprarás productos que no necesitas. Tienes que averiguar si el producto que cumple con tus necesidades está disponible. Si los productos están disponibles, evalúa si encajan con tus requisitos. antes de finalizar tu decisión, considera los pros y los contras de hacer en contraposición a comprar. Si completar el proyecto rápidamente es crucial, puede que comprar sea la mejor opción. La última parte del plan de adquisiciones es hacer una lista de los posibles vendedores que ofrecen los artículos que tienes que comprar. Describe tus búsquedas y el criterio que usaste para elaborar la lista. El plan de adquisiciones te asegura que tomas una decisión inteligente si decides comprar los productos o servicios y qué productos o servicios adquirir. Para practicar, identifica qué criterios puedes utilizar para elegir el proveedor para el sistema de programación.

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