Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo gestionar un cambio en el proyecto

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo gestionar un cambio en el proyecto

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Durante la planificación, creaste un plan de gestión de los cambios que describe cómo manejar los cambios en los proyectos. Ahora que el proyecto está en marcha, es hora de poner en práctica el plan. Digamos que recibes una solicitud de cambio. Asignas a alguien que la evalúe, la añades al registro de solicitudes de cambio y la entregas al consejo de revisión de los cambios, junto con tu recomendación para aprobarla o denegarla. Si la solicitud se rechaza, se lo comunicas a quien la solicitó. Asegúrate de que nadie se haya puesto a trabajar en ese cambio. Por otro lado, si la solicitud se aprueba, asignas a alguien que se encargue de hacerle seguimiento. Esa persona actualiza los documentos de referencia para que reflejen el cambio. Quizá se necesiten nuevas tareas, la fecha final del proyecto se retrase o aumenten los costos. Enlaza los ajustes del documento de referencia con el número de solicitud del cambio. Así es fácil observar de dónde vienen las modificaciones. El propietario de la solicitud del cambio también agrega el estado en el registro de peticiones de cambio, informa sobre el progreso y vigila el pedido mientras se completa. En este punto, el propietario hace una última actualización en el registro de solicitudes de cambio para incluir las horas reales, el costo y la fecha de finalización del proyecto, si es que ha cambiado. ¿Y si una solicitud de cambio tiene un impacto de gran envergadura? La autoridad del consejo de solicitudes de cambio tiene sus límites. Aquí tienes algunas excepciones para los procesos de aprobación de las solicitudes de cambio. Imagina que una petición de cambio afecta la justificación del proyecto. En esta situación, el cliente tiene que aprobar la solicitud de cambio. Si la solicitud afecta otros proyectos, envíasela al consejo de ejecutivos de tu organización para que se encarguen ellos de aprobarla o no. Las emergencias son otro caso especial. Cuando una solicitud de cambio no puede esperar a la siguiente reunión del consejo de revisión de los cambios, tienes que actuar rápido. Puedes convocar una reunión de urgencia con el consejo o pedirle al cliente o el patrocinador que apruebe la petición. En los proyectos siempre hay cambios. Con una buena gestión de las solicitudes de cambio, puedes aprobar las que tienen sentido y mantener en fecha el proyecto. Para practicar, describe qué harías para gestionar el cambio solicitado en el ejercicio del caso práctico.

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