Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo gestionar reuniones efectivas

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo gestionar reuniones efectivas

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Las reuniones roban tiempo y energía que se podría usar para trabajar, y como incluyen a varias personas, añaden gastos más rápido que otras tareas, pero a veces son la mejor forma de trabajar y comunicarse. Si diriges la reunión, haz que valga la pena. El primer paso para que una reunión sea productiva es saber qué intentas conseguir. Identifica el propósito de la reunión y los resultados que quieres obtener, por ejemplo, una aprobación para continuar o para solucionar un problema. Segundo, crea un orden del día. Así, te aseguras de que cubres cada asunto, de que las conversaciones se relacionan con el tema y de que terminas a tiempo. En él, enumera los temas que hay que tratar e incluye el tiempo estimado para cada uno. Cuanta más gente haya en la reunión, más difícil será ser resolutivo. Por eso, el tercer paso es limitar los asistentes a la gente necesaria para cumplir el objetivo. Cuarto, deja que los asistentes se preparen. Programa la reunión para cuando les vaya bien y envía una invitación con tiempo. Por ejemplo, si quieres que las partes involucradas aprueben un plan revisado, envía la solicitud de reunión y el plan unos días antes de la reunión. Quinto, empieza y termina las reuniones puntualmente, aunque no estén presentes todos los asistentes, y si alguien llega tarde, no repitas los contenidos, para no reforzar la falta de puntualidad. Sexto, coordina la reunión para que todos estén centrados en los objetivos. Como responsable, ya tendrás mucho que hacer en una reunión. Si es posible, pídele a otra persona que sea el facilitador. El facilitador pone en marcha la reunión con una breve introducción, el propósito, los temas del orden del día, los asistentes y las reglas básicas de interacción. Además, fomenta el debate si los asistentes no participan y llama la atención si la conversación empieza a irse por las ramas. Por ejemplo, posponiendo un tema para la próxima vez. Por último, toma notas. Si no, ¿cómo recordarán las decisiones que han tomado, los problemas que han identificado y quién es el responsable? Durante una reunión, puedes documentar los asuntos en una pizarra o un rotafolio. Si es posible, que tome las notas otra persona. después de la reunión, puedes editarlas y destacar los pasos a seguir, quién es el responsable y cuándo se tiene que hacer. Distribuye las notas entre los asistentes y quien tenga que saber la información. Si sabes dirigir las reuniones, los proyectos irán sobre ruedas y tu popularidad crecerá en el trabajo. Ahórrate trabajo. Para practicar, crea una lista de pasos previos a la reunión.

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