Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo establecer un plan de gestión de los cambios

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo establecer un plan de gestión de los cambios

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La legislación sobre los impuestos era sencilla, pero con una deducción aquí y otra regla por allá... ahora tenemos un proceso muy complejo para la declaración de impuestos. Los cambios son inevitables, así que la única solución es gestionarlos. Un plan de gestión de los cambios es útil para incorporar cambios en el proyecto, mientras evitas incluir otros que no tendrían sentido. Primero, tienes que identificar los temas que quieres controlar, como el alcance, los requisitos o todo el plan de proyecto. Las versiones que controlas son los documentos de referencia. La lista de requisitos aprobada por las partes involucradas es el documento de referencia. Si se sugieren nuevos requisitos, puedes usar el proceso de gestión de los cambios para decidir si los añades o no a la lista de requisitos. También necesitas un grupo que revise las peticiones de cambio y decida si aprobarlas o no. Este grupo es el consejo de revisión de cambios y suele estar conformado por las partes involucradas más relevantes. Después, defines el proceso de gestión de cambios para cuando alguien solicite un cambio. El proceso que elija la organización dependerá de factores como la cultura de la empresa y la dimensión del proyecto. Aquí tienes los componentes típicos de los procesos de gestión de los cambios. El primer paso es documentar y entregar una solicitud de cambio, con un formulario preestablecido. Así se facilita la evaluación de los cambios, porque la solicitud va acompañada de la información que necesita el consejo para tomar una decisión. Incluye detalles sobre el cambio solicitado, la razón del cambio, la justificación empresarial y los resultados que debería producir. En el segundo paso, se debe evaluar la petición y estimar su impacto. Como gestionas el proyecto, puedes asignar esta tarea a alguien de tu equipo. El evaluador tiene que comenzar determinando si se necesita ese cambio. Si es así, se evalúa si el enfoque sugerido es correcto o si sería mejor encontrar una alternativa. El evaluador calcula el trabajo y los costos que requerirá el cambio, su impacto en el proyecto y si supone algún riesgo. En el tercer paso, el consejo de revisión de cambios revisa las peticiones de cambio presentadas. Pueden rechazarlas. También pueden pedir al solicitante más detalles o que la revise. Asegúrate de notificar la resolución a quien haya solicitado el cambio. Si el consejo aprueba la petición, actualiza los documentos de referencia para que el cambio quede reflejado. Por ejemplo, en el proyecto de programación, podría pedirse la incorporación de tareas o una extensión de los plazos. Por último, haz un seguimiento de dónde surgen peticiones de cambio en el proceso. Puedes usar un registro de peticiones de cambio para reflejar el estado de las peticiones presentadas, quién está a cargo de la petición, el impacto estimado, el estado actual, y al final, el impacto real. Puedes establecer umbrales para que los equipos puedan decidir qué hacer con las peticiones más pequeñas. De este modo, el proceso de gestión de los cambios no se ve inundado de nimiedades. También puedes tener un proceso para los cambios de emergencia que necesiten una decisión rápida entre las reuniones del consejo de revisión de los cambios. Un plan de gestión de los cambios te ayuda a incluir cambios que tengan sentido para el proyecto, a la vez que lo protege de una inundación de cambios innecesarios. Para afianzar tus conocimientos sobre la gestión de los cambios, representa un diagrama de flujo con los procesos de cambio que podrían aplicarse en el hospital.

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