Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo elegir la mejor estimación

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo elegir la mejor estimación

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Las estimaciones son como el camino al trabajo. Haces un cálculo que te lleva desde donde estás hasta donde tienes que estar. Algunos días, tardas muy poco, por ejemplo, media hora. La mayoría de los días tardas 45, pero un accidente puede retrasarte hasta una hora. En el camino al trabajo, eliges una ruta con margen de maniobra para llegar puntual. Al hacer cálculos en el proyecto, seguimos el mismo razonamiento. Seguro que eliges cuándo salir a trabajar sin demasiada formalidad. Vamos a estudiar un planteamiento similar, pero riguroso a la hora de estimar los valores del proyecto. Si representas en un gráfico las probabilidades de duración de tus viajes al trabajo, tendrías una campana de Gauss, con el tiempo medio en el pico. Es lo que recibe el nombre de distribución normal. Te ayuda a elegir una estimación segura que hacerle al cliente. En una campana de Gauss, el 50 % de los valores posibles son menores que la media y el otro 50 % mayores. Significa que el valor medio te da 50-50 de probabilidades de que los resultados sean iguales o menores a la estimación. Piénsalo. Si le das al cliente tu cálculo de la media, es tan probable que aciertes como que falles. No me arriesgaría así. Por otro lado, el peor caso estimado te da mayores probabilidades de éxito. Sin embargo, el número es tan alto que quizás el cliente cancele el proyecto. Probablemente sepas que los clientes tienden a preguntar ¿cuál es tu mejor plazo? ¿qué pasa si todo sale bien? No caigas en esta trampa. Imagina que le das al cliente la mejor situación, digamos seis meses, y describes todo lo que tiene que ir bien desde el principio hasta el final. Todo lo que va a oír es «bla, bla, bla, seis meses», y acabarás sin poder respetar el plazo. Hemos eliminado el mejor valor, el peor y la media. Te estarás preguntando con cuál nos quedamos, entonces. La respuesta es el punto intermedio entre la media y el peor resultado. Volvemos a la campana y eliges el punto intermedio entre la media y el peor resultado. Sin detenernos en las matemáticas, hay un 86 % de probabilidades de que tu resultado sea menor o igual a ese número. Es una buena probabilidad y el valor es fácil de calcular. Además, puedes redondear hacia arriba para reducir la probabilidad de incumplir la fecha de entrega. Es como cuando llegas a una entrevista laboral antes de tiempo o cuando quieres que te asignen un proyecto y eliges un valor más pequeño, aunque el riesgo de fracasar sea mayor. Es decir, elige el valor que te dé una probabilidad aceptable de éxito. Para practicar, trabaja con la información de los ejercicios para determinar el tiempo estimado que le darías a la COO del hospital.

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