Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo cerrar un proyecto y hacer una transición con el siguiente

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo cerrar un proyecto y hacer una transición con el siguiente

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Al final de cada proyecto, quedan algunos detalles molestos pero importantes que debes ultimar. Primero, concluye los contratos que has firmado. Si tu proyecto incluía un contrato con un cliente, la firma del cliente en el formulario de aprobación es muy importante para aceptar que el contrato ha finalizado. Dependiendo de las condiciones, podrías tener que ayudar con los productos finales del proyecto o hacer un seguimiento en unos meses. Cuando el sistema de programación del hospital esté funcionando, crearás informes para ver si los objetivos se han cumplido. Si tienes contratos con proveedores o contratistas, confirma que hayan hecho lo acordado. Y cierra esos contratos. ¿Qué pasa si otro proyecto continúa donde lo dejaste tú? Cuando el proyecto forme parte de las operaciones del día a día, confirma que el siguiente grupo está listo para continuar. Por ejemplo, el departamento informático del hospital asume el mantenimiento del sistema de programación y las personas que lo necesiten ya lo integran en sus tareas. Como responsable del proyecto, ayuda con la transición del equipo a su nuevo proyecto. Lo mejor es notificar con tiempo a los jefes funcionales que sus empleados van a estar disponibles. Así, podrán buscar nuevas tareas y organizar la transición. Archiva todos los documentos del proyecto. Archivar la información de forma electrónica facilita el acceso. Dependiendo de la tecnología que tengan disponible en tu empresa, puedes guardar los archivos en una unidad de red, una base de datos o un sistema de gestión de la información. Por último, cierra las cuentas que hayas usado para facturar los costos del proyecto. En la mayoría de los proyectos, durante unos meses se dejan abiertas las cuentas financieras para monitorizar mejor algunos gastos a posteriori, como la asistencia. Una forma de prevenir cobros equivocados es cerrar todos los códigos, excepto los relacionados con las actividades de seguimiento. Con todas estas tareas listas, el proyecto está completo de verdad y has acabado tu función de responsable del proyecto. Te animo a celebrar lo que has conseguido. Es hora de pasar al siguiente proyecto.

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