Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo acortar un calendario

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Cómo acortar un calendario

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Las partes involucradas pueden ser muy impacientes. Ya has estimado la fecha de entrega del proyecto, y te siguen preguntando si puedes tenerlo antes. O puede que el proyecto vaya retrasado y tengas que ganar tiempo. Vamos a ver algunas técnicas para acortar el cronograma del proyecto. Con la ejecución rápida, puedes solapar tareas que normalmente ocurrirían una a continuación de la otra. Por ejemplo, si quieres terminar antes el diseño, puedes hacer que algunos empleados empiecen a crear las funcionalidades del software antes de completar el diseño del sistema. La ejecución rápida es sencilla, porque solo superpones tareas con dependencias de final a comienzo. Las tareas más recomendables para acelerar son las tareas más extensas de la ruta crítica. Recuerda que, al acortar la ruta crítica, aceleras todo el proyecto. Al acelerar las tareas más largas de la ruta crítica se acorta el cronograma, a la vez que se introduce el menor número de riegos y cambios. Esto nos lleva a las desventajas de la ejecución rápida, y es que aumenta los riesgos. Si se cambia el diseño del sistema, podríamos tener que rehacer trabajo del diseño del software. La segunda técnica, la intensificación, consiste en gastar dinero adicional para reducir el plazo. Por ejemplo, asignando más gente a las tareas o agilizando el servicio de entrega de materiales. La ruta crítica es el punto de referencia para saber qué tareas intensificar. No gastes dinero acortando tareas que no van a suponerte una reducción del cronograma. También puedes encontrar la alternativa que acorte el plazo total por la menor cantidad de dinero. Primero, empieza con las tareas menos caras. Después, intensifica las tareas de precio más alto, solo hasta que hayas acortado el cronograma el tiempo que querías. Una tabla de intensificación te facilita ver qué tareas podrías intensificar. En ella, incluye cuánto cuesta intensificar cada tarea de la ruta crítica y la duración que se acorta al hacerlo. Intensifica las tareas con el menor costo semanal. Si tienen el mismo, intensifica las más largas. De esta forma, intensificas el menor número de tareas. Solo puedes aplicar esta técnica hasta cierto punto, porque llega un momento en el que añadir más gente ya no acortará la duración, sino que se empezarán a interrumpir unos a otros y se crearán resentimientos. Además, los nuevos empleados tardan más en adaptarse, y ralentizan a los demás, que tienen que ayudarlos a orientarse. Revisa la ruta crítica después de cada modificación, ya que puede que se haya modificado. Confirma que la siguiente tarea a la que te dediques siga siendo crítica. El tercer método para acortar el cronograma es reducir el alcance del proyecto. Si las tareas del alcance que elimines formaban parte de la ruta crítica, limitar el alcance acortará también el plazo general. La ejecución rápida, la intensificación y limitar el alcance te ayudan a reducir los plazos. Cada técnica tiene sus pros y sus contras, así que elige el método que tenga más sentido para tu proyecto. Fíjate en el cronograma del proyecto del caso práctico. ¿Qué técnicas aplicarías para acortar el proyecto de programación y qué tareas modificarías?

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