Last updated on 23 ene 2024

¿Cómo se pueden gestionar eficazmente las cancelaciones o aplazamientos de eventos?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Las cancelaciones o aplazamientos de eventos pueden ser estresantes y costosos para los organizadores de conferencias, oradores, patrocinadores y asistentes. Ya sea debido a una pandemia, un desastre natural, una amenaza a la seguridad o cualquier otra circunstancia imprevista, debe tener un plan para manejar la situación de manera efectiva y minimizar el impacto negativo. En este artículo, compartiremos algunos consejos sobre cómo gestionar las cancelaciones o aplazamientos de eventos con profesionalidad, transparencia y empatía.

Expertos destacados en este artículo

Elección de la comunidad a partir de 6 contribuciones. Más información

Versha Kaushik

Executive Assistant to CEO at NxtGen Data Centre

1 Evaluar la situación

El primer paso es evaluar la situación y determinar el mejor curso de acción para su evento. Debe tener en cuenta la gravedad y la duración de la interrupción, la seguridad y el bienestar de las partes interesadas, las implicaciones contractuales y financieras, y las opciones alternativas disponibles. Dependiendo del escenario, puede decidir cancelar, posponer, reubicar o cambiar a un formato virtual o híbrido. También debe consultar con sus asesores legales y de seguros para comprender sus derechos y obligaciones.

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Shandria Smith, IAPOC

Event Planning and Emergency Management Professional, Bridging Expertise in Emergency Management and Event Coordination for Corporate, Sport and Special Events
(editado)
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In the case of event cancellation or postponement; having a contingency plan in place is paramount. Be transparent with stakeholders by providing prompt communication through various channels to distribute accurate information and address concerns. Identify avenues to minimize negative impact on your reputation.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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El aplazamiento de un evento requiere tanto trabajo y rigor como su organización inicial. Seria importante hacer lo siguiente:Informar a los proveedores Comunicar las causas del aplazamiento Informar de las condiciones de celebración del evento aplazado Tranquilizar sobre la validez de las entradas compradas antes del aplazamiento Utilizar un modelo de e-mail como base

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2 Comunícate de forma clara y rápida

El segundo paso es comunicarse de manera clara y rápida con las partes interesadas sobre su decisión y las razones detrás de ella. Debe informar a sus oradores, patrocinadores, asistentes, lugar, proveedores y socios de medios lo antes posible y proporcionarles los detalles e instrucciones relevantes. También debe actualizar su sitio web, redes sociales y canales de marketing con la información más reciente y las preguntas frecuentes. Sé honesto, respetuoso y compasivo en tus mensajes y evita hacer promesas o garantías que no puedas cumplir.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Se debe ser muy claro y preciso con las partes interesadas, y de esta forma no se daña la relación con cada uno de ellos.Se debe actuar oportunamente, pero con mucha responsabilidad de lo que se va a informar.

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3 Ofrece flexibilidad y valor

El tercer paso es ofrecer flexibilidad y valor a sus grupos de interés para conservar su confianza y lealtad. Es necesario proporcionarles opciones e incentivos que se adapten a sus necesidades y preferencias. Por ejemplo, puede ofrecer reembolsos, créditos, transferencias o descuentos para eventos futuros, o puede ofrecer beneficios adicionales, como acceso a contenido exclusivo, oportunidades de networking o sesiones de capacitación. También debe reconocer y apreciar su apoyo y comentarios e invitarlos a participar en sus planes futuros.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Todo lo que se ofrezca debe ser con mucha responsabilidad, sin promesas falsas, ante todo la verdad, como se dice popularmente, hay que poner la cara y enfrentar la situación de la mejor forma.

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4 Revisa y aprende

El cuarto paso es revisar y aprender de tu experiencia y mejorar tus habilidades de gestión de eventos. Debe evaluar la eficacia y la eficiencia de su proceso de cancelación o aplazamiento e identificar las fortalezas y debilidades de su equipo, sistemas y procedimientos. También debe recopilar y analizar los datos y comentarios de sus partes interesadas y medir el impacto de su decisión en su reputación, ingresos y relaciones. También debe documentar y compartir sus mejores prácticas y lecciones aprendidas, y actualizar sus planes de gestión de riesgos y contingencia.

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5 Prepárese para el futuro

El quinto paso es prepararse para el futuro y adaptarse al entorno cambiante y a las expectativas de sus grupos de interés. Debe monitorear las tendencias y desarrollos en su industria y mercado y anticiparse a los desafíos y oportunidades que se avecinan. También debes explorar y adoptar nuevas tecnologías, formatos y estrategias que puedan mejorar la entrega de tu evento y tu propuesta de valor. También debes comunicarte y colaborar con tus partes interesadas y socios y construir una comunidad de eventos resiliente y ágil.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Siempre se debe estar aprendiendo, es la mejor forma de responder siempre.....estar capacitado es fundamental...Hay que estar pendiente de la competencia para aprender de lo bueno.

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6 Gestione las cancelaciones o aplazamientos de eventos de forma eficaz

Las cancelaciones o aplazamientos de eventos son inevitables e impredecibles, pero no tienen por qué ser desastrosos. Siguiendo estos consejos, puedes gestionarlos de forma eficaz y convertirlos en oportunidades de crecimiento e innovación. También puede demostrar su profesionalismo, transparencia y empatía y fortalecer sus relaciones con sus partes interesadas y socios. Recuerda, cada crisis es también una oportunidad para aprender, mejorar y prepararte para el futuro.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Versha Kaushik

Executive Assistant to CEO at NxtGen Data Centre
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Effectively managing event cancellations or postponements is crucial for maintaining a positive reputation and minimizing negative impacts on attendees, sponsors, and stakeholders. The most important key here is transparent and honest communication: 1. Utilize Multiple Communication Channels: Use a variety of communication channels like email, social media, event website, to ensure that information reaches all stakeholders. 3. Provide Clear Instructions:Offer clear instructions on what attendees need to do next, like canceling hotel reservations, obtaining refunds, or reconfirming attendance for the rescheduled event. 3. Refund Policies: If applicable, explain how attendees can request refunds and provide contact information for support.

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1 Evaluar la situación

2 Comunícate de forma clara y rápida

3 Ofrece flexibilidad y valor

4 Revisa y aprende

5 Prepárese para el futuro

6 Gestione las cancelaciones o aplazamientos de eventos de forma eficaz

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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5 Prepárese para el futuro

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