Last updated on 12 jul 2024

Está supervisando una actualización de TI. ¿Cómo puede asegurarse de que las partes interesadas clave estén informadas en cada paso del camino?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Actualización de la tecnología de la información de su organización (ESO) sistemas es una tarea crítica que puede tener un impacto significativo en las operaciones comerciales. Garantizar que las partes interesadas clave se mantengan informadas durante todo el proceso es primordial para una transición sin problemas. Las partes interesadas, incluidos la gerencia, los empleados y, a veces, los clientes, deben comprender el qué, el por qué y el cómo de la actualización para fomentar el soporte y minimizar la resistencia. Este artículo lo guiará a través de estrategias de comunicación efectivas para mantenerlos informados en cada etapa de su actualización de TI.

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MD ARSH

Aspiring IT Professional | BCA Student at JIMS Vasant Kunj, IP University | B.Com(BPM) Foundation Achieved

1 Definir el ámbito

Antes de embarcarse en la actualización de TI, es crucial definir claramente el alcance y los objetivos. Comparta un documento que detalle los sistemas afectados, los beneficios esperados y el cronograma de la actualización con las partes interesadas. Esta transparencia ayuda a establecer expectativas realistas y permite a las partes interesadas prepararse para cualquier interrupción. Las actualizaciones periódicas sobre el progreso en relación con este alcance inicial también darán a las partes interesadas un sentido de participación y progreso.

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MD ARSH

Aspiring IT Professional | BCA Student at JIMS Vasant Kunj, IP University | B.Com(BPM) Foundation Achieved
1. Define the scope and objectives clearly. 2. Share a document detailing affected systems, expected benefits, and the timeline. 3. Set realistic expectations with stakeholders. 4. Allow stakeholders to prepare for disruptions. 5. Provide regular progress updates. 6. Involve stakeholders to maintain transparency.

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2 Identificar a las partes interesadas

Identificar a todas las partes interesadas afectadas por la actualización de TI es un paso fundamental. Cree una lista que incluya no solo al equipo de gestión, sino también a los usuarios finales que interactúan con los sistemas a diario. Comprender sus necesidades y preocupaciones puede adaptar su estrategia de comunicación para abordar problemas específicos que puedan tener, asegurando que todos se sientan escuchados y considerados en el proceso.

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3 Plan de Comunicación

Desarrolle un plan de comunicación integral que describa cómo compartirá la información con las partes interesadas. Este plan debe incluir la frecuencia de las actualizaciones, los canales de comunicación (como correos electrónicos, reuniones o boletines informativos)y el nivel de detalle que se va a compartir. Recuerde ajustar la jerga técnica para que se adapte a la comprensión de la audiencia. Una comunicación coherente y clara ayudará a gestionar las expectativas y a reducir la incertidumbre.

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4 Retroalimentación

Establezca un ciclo de retroalimentación para alentar a las partes interesadas a compartir sus preocupaciones y sugerencias. Esto podría ser a través de reuniones periódicas, encuestas o una política de puertas abiertas. Escuchar los comentarios no solo ayuda a afinar el proceso de actualización, sino que también promueve una cultura de transparencia e inclusión. Abordar las preocupaciones con prontitud también puede evitar que la información errónea se propague y mantener la confianza de las partes interesadas.

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Declan Kavanagh

Organisation Agility, Team Effectiveness, Digital Capability
This key area of engagement when managed correctly can bring big benefits to the upgrade project. There is the formal and the informal process of engagement (remember important items in the informal process must end up in the formal process to maintain integrity of the project). Formal would include Upgrade and Change procedures, formal reports, documentation and meetings, any Project Management or Agile Methodology & Dashboards. Informal might include daily/weekly stand up meetings, video conferences. Any stack or whatsApp stakeholder groups etc

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5 Apoyo a la formación

Ofrecer formación y apoyo para ayudar a las partes interesadas a adaptarse a los nuevos sistemas. Organice talleres, cree materiales didácticos y proporcione un servicio de asistencia para la resolución de problemas. Este enfoque proactivo no solo facilita la transición para los usuarios, sino que también demuestra su compromiso para garantizar que la actualización mejore su trabajo en lugar de obstaculizarlo.

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6 Monitorear el impacto

Por último, supervise el impacto de la actualización de TI en las partes interesadas. Utilizar indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el éxito, como el rendimiento del sistema, la satisfacción del usuario y los cambios en la productividad. Compartir estas métricas con las partes interesadas refuerza el valor de la actualización y proporciona una medida tangible de mejora, lo que solidifica la aceptación de las partes interesadas para las iniciativas de TI actuales y futuras.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Está supervisando una actualización de TI. ¿Cómo puede asegurarse de que las partes interesadas clave estén informadas en cada paso del camino?

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1 Definir el ámbito

2 Identificar a las partes interesadas

3 Plan de Comunicación

4 Retroalimentación

5 Apoyo a la formación

6 Monitorear el impacto

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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