Está navegando por el trabajo remoto con las partes interesadas. ¿Cómo mantienes una comunicación efectiva?

1 Establecer rutinas

Para mantener las líneas de comunicación con las partes interesadas abiertas y coherentes, establezca controles y actualizaciones periódicas. Estos pueden tomar la forma de videoconferencias semanales, correos electrónicos quincenales que resumen el progreso del proyecto o reuniones virtuales mensuales que permiten una participación más amplia. El ritmo de la comunicación regular no solo mantiene informadas a las partes interesadas, sino que también crea un marco de previsibilidad que puede fomentar la confianza y la transparencia. Es importante ceñirse a estas rutinas, ya que crean un entorno estructurado en el que las partes interesadas saben cuándo y cómo recibirán las actualizaciones.

2 Utilizar herramientas

La comunicación remota efectiva con las partes interesadas requiere las herramientas adecuadas. Las plataformas de videoconferencia permiten interacciones cara a cara, mientras que el software de gestión de proyectos puede ayudar a mantener a todos en la misma página con respecto a los plazos y los entregables. Las aplicaciones de mensajería instantánea facilitan las preguntas rápidas y la resolución de problemas en tiempo real. Seleccione herramientas que sean fáciles de usar y satisfagan las necesidades específicas de sus partes interesadas. La capacitación sobre estas herramientas puede ser necesaria para garantizar que todas las partes interesadas se sientan cómodas y competentes en su uso para una comunicación fluida.

3 Clarificar las expectativas

Las expectativas claras son la base del éxito de la comunicación con las partes interesadas. Al principio, defina el alcance, los objetivos y los plazos de los proyectos, así como las funciones y responsabilidades de cada parte interesada. Esta claridad ayuda a evitar malentendidos y prepara el escenario para la rendición de cuentas. También es crucial establecer la frecuencia con la que las partes interesadas pueden esperar actualizaciones y qué canales se utilizarán para los diferentes tipos de comunicación. Al hacerlo, se crea un entendimiento compartido que alinea los esfuerzos de todos hacia objetivos comunes.

4 Fomenta la retroalimentación

Fomentar la retroalimentación es vital para mantener una comunicación efectiva con las partes interesadas. Cree un espacio seguro donde las partes interesadas se sientan cómodas compartiendo sus pensamientos, preocupaciones y sugerencias. Esto podría ser a través de encuestas periódicas, discusiones en foros abiertos durante videollamadas o una dirección de correo electrónico dedicada para comentarios. Escuchar activamente y responder a los comentarios demuestra que valoras sus aportes, lo que puede fortalecer las relaciones y mejorar los resultados del proyecto.

5 Fomentar la inclusión

En un entorno de trabajo remoto, es esencial fomentar la inclusión entre las partes interesadas. Asegurar que todas las partes interesadas tengan el mismo acceso a la información y la oportunidad de participar en las discusiones. Esto puede implicar el suministro de materiales en diferentes formatos o el uso de servicios de traducción para hablantes no nativos de inglés. La inclusión también significa tener en cuenta las zonas horarias a la hora de programar reuniones y ser flexible con los métodos de comunicación para adaptarse a las diferentes preferencias y necesidades.

6 Adaptarse con flexibilidad

Por último, prepárate para adaptar tus estrategias de comunicación a medida que evolucionan las situaciones. El panorama del trabajo remoto es dinámico, con avances tecnológicos y necesidades cambiantes de las partes interesadas. Manténgase informado sobre las nuevas herramientas de comunicación y las mejores prácticas, y esté dispuesto a ajustar su enfoque en consecuencia. La flexibilidad también significa ser receptivo a los comentarios y estar dispuesto a hacer cambios en las rutinas de comunicación si no satisfacen las necesidades de las partes interesadas.

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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