Last updated on 28 jul 2024

Se enfrenta a partes interesadas con expectativas de eventos poco realistas. ¿Cómo puedes alinear su visión con la realidad?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Al planificar eventos en vivo, no es raro encontrar partes interesadas rebosantes de ideas y expectativas que pueden no ser factibles. Es tu trabajo guiarlos suavemente hacia una visión que sea inspiradora y alcanzable. Es comprensible que se trate de una situación delicada que requiere tacto, transparencia y una buena dosis de realidad. ¿Cómo encuentra el equilibrio entre el evento de sus sueños y lo que se puede entregar de manera realista dentro de las limitaciones de presupuesto, tiempo y recursos?

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1 Evalúe las necesidades

Comience por realizar una evaluación exhaustiva de lo que las partes interesadas quieren en comparación con lo que es posible. Escuche atentamente sus deseos, asegurándose de comprender las razones subyacentes detrás de cada solicitud. Esta comprensión proporcionará una base sólida para sus discusiones. A continuación, evalúe la viabilidad de estos deseos teniendo en cuenta los recursos disponibles, los riesgos potenciales y los estándares de la industria. Es crucial ser honesto con las partes interesadas sobre lo que se puede lograr sin comprometer la calidad o la integridad del evento.

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James Lee Ebron III

Owner and Property Manager |
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Needs assessment is a critical part of event planning and coordination. A planner should be able to articulate the details of the stakeholders’ expectations in simple terms to bridge the gap between reality and their goals. Also, analysis and data have to be implemented and communicated with respect for the collective and individual insights and knowledge of the stakeholders. This can effectively change the group perspective, which will lead to a smoother transition from their lofty expectations.

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2 Establecer prioridades

Una vez que tenga una comprensión clara de las expectativas de las partes interesadas, ayúdelas a priorizar sus necesidades. Anímelos a identificar los elementos no negociables de su visión y aquellos que son más flexibles. Esto ayudará a crear un plan enfocado que se alinee con sus objetivos principales mientras se mantiene conectado a la realidad. La priorización también le permite asignar recursos de manera más eficiente, asegurando que los aspectos más importantes del evento reciban la atención y la inversión que merecen.

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3 Crear un plan

Una vez establecidas las prioridades, es hora de crear un plan detallado que cierre la brecha entre las expectativas y la realidad. Este plan debe describir cada paso necesario para lograr los objetivos del evento, incluidos los plazos, las asignaciones presupuestarias y las responsabilidades asignadas. Sea claro acerca de lo que se puede lograr dentro de las limitaciones dadas y proporcione soluciones alternativas para cualquier expectativa poco realista. Un plan sólido servirá como hoja de ruta para todas las partes interesadas, manteniendo a todos en la misma página durante todo el proceso de planificación del evento.

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4 Comunícate con claridad

La comunicación clara es clave para gestionar las expectativas. Actualizar regularmente a las partes interesadas sobre el progreso de la planificación del evento, incluidos los desafíos o cambios que puedan surgir. Utilice un lenguaje que sea profesional y accesible, evitando la jerga que pueda confundir o inducir a error. Al mantener una comunicación transparente, se genera confianza y se crea un entorno de colaboración en el que las partes interesadas se sienten involucradas e informadas en cada paso del camino.

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5 Gestione los riesgos

La gestión de riesgos es una parte esencial para alinear las expectativas con la realidad. Identifique los riesgos potenciales desde el principio y desarrolle estrategias para mitigarlos. Este enfoque proactivo no solo lo prepara para circunstancias imprevistas, sino que también asegura a las partes interesadas que su evento está en buenas manos. Asegúrese de explicar cómo cada riesgo podría afectar al evento y las medidas implementadas para prevenir o abordar estos problemas.

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6 Ofrecer soluciones

Cuando te enfrentes a expectativas poco realistas, intenta siempre ofrecer soluciones creativas en lugar de decir simplemente que algo no se puede hacer. Por ejemplo, si una parte interesada quiere un orador de alto perfil que esté fuera del presupuesto, sugiera un experto local o un panel de oradores que puedan proporcionar un valor similar. Al ser ingenioso y flexible, puede proporcionar alternativas que satisfagan las necesidades de las partes interesadas mientras se mantiene dentro del ámbito de lo que es práctico para el evento.

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James Lee Ebron III

Owner and Property Manager |
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The ability to efficiently find multiple solutions and options are the key to successful event planning and organization. The larger that your database of possibilities is, the more effectively you can bring satisfaction to a myriad of events and experiences.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Evalúe las necesidades

2 Establecer prioridades

3 Crear un plan

4 Comunícate con claridad

5 Gestione los riesgos

6 Ofrecer soluciones

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Evalúe las necesidades

2 Establecer prioridades

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5 Gestione los riesgos

6 Ofrecer soluciones

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