Last updated on 15 jul 2024

Su socio de espacios para eventos se queda corto en servicios. ¿Cómo sorteará este revés inesperado?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

A la hora de planificar un evento, descubrir que el lugar elegido no ofrece los servicios prometidos puede parecer una pesadilla. Como planificador de eventos, tienes la tarea de asegurarte de que todo funcione a la perfección, y un lugar que se queda corto es un obstáculo importante. Sin embargo, con un enfoque tranquilo y un pensamiento estratégico, puede navegar a través de este revés inesperado. La clave es evaluar la situación, comunicarse de manera efectiva y encontrar soluciones viables para satisfacer las necesidades de su evento. Recuerda, tu adaptabilidad como organizador de eventos es crucial para convertir los posibles desastres en éxitos.

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1 Evalúe rápidamente

Cuando nos enfrentamos a un lugar que no cumple con las expectativas, el tiempo es esencial. Evalúe rápidamente los servicios faltantes y determine qué tan críticos son para su evento. ¿Se pueden obtener estos servicios en otro lugar con poca antelación o se puede prescindir de ellos? Prioriza los problemas en función de su impacto en el evento y en la experiencia de tus invitados. Esta evaluación inicial guiará sus próximos pasos y lo ayudará a comunicarse de manera efectiva con su contacto del lugar para buscar soluciones o alternativas inmediatas.

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Nicole Gajda

Head of Marketing @hypatos.ai
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Sometimes a creative solution is just one step away and can be accessed quickly. In order to get there I can only recommend to clearly communicate your expectations and needs and proactively ask for alternative solutions to fulfill it. A simple "What else could you offer to fulfill xyz" may trigger right thoughts and action steps. Some flexibility and willingness is a prerequisite.

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2 Diálogo abierto

La comunicación abierta y clara con su socio de lugar es vital. Aborda la conversación con un enfoque en encontrar soluciones en lugar de asignar culpas. Explique las discrepancias entre los servicios prometidos y las ofertas actuales, y pida que tomen medidas inmediatas para rectificar la situación. Sé específico acerca de tus necesidades y el marco de tiempo con el que estás trabajando. Es esencial mantener un comportamiento profesional, ya que esto puede fomentar un ambiente de cooperación y alentar al lugar a trabajar diligentemente para resolver los problemas.

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Nicole Gajda

Head of Marketing @hypatos.ai
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In my experience there is always a way to find solutions. If you have a positive mindset and believe that everybody is doing their best in their best intention, you will attract those things accordingly.

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3 Buscar alternativas

Si el lugar no puede proporcionar los servicios que faltan, es hora de buscar alternativas. Confíe en su red de proveedores y contactos para encontrar reemplazos rápidos. Ya sea que se trate de catering, equipo audiovisual o decoración, es probable que haya un proveedor que pueda intervenir en el último minuto. Recuerde negociar los costos y expresar la urgencia de la situación. Su capacidad para pensar sobre la marcha y las opciones de copia de seguridad seguras salvarán el día.

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4 Ajustar planes

A veces, debe ajustar sus planes de eventos para adaptarse al cambio en los servicios. Esto podría significar alterar el diseño, el horario o incluso las actividades planificadas. Mantén la experiencia de tus huéspedes a la vanguardia de cualquier ajuste que realices, asegurándote de que los cambios no afecten negativamente a su disfrute. Comunique cualquier cambio significativo a los asistentes lo antes posible para gestionar las expectativas y mantener la confianza.

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Nicole Gajda

Head of Marketing @hypatos.ai
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One very important point here is to distinguish between the information that was accessible externally already and what has only been an internal plan. Sometimes you may encounter that you are dealing first and foremost with internal changes, depending on which phase you are in planning. Therefore, make sure to not over-communicate either and only provide relevant updates really needed.

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5 Aprovechar el trabajo en equipo

Tu equipo de eventos puede ser tu mayor activo en tiempos de problemas. Reúna a su equipo y delegue tareas para abordar el déficit de servicios. Cada miembro puede asumir una responsabilidad específica, ya sea encontrar un nuevo proveedor de servicios de catering o configurar el equipo de audio. Trabajar juntos de manera eficiente puede ayudar a superar los obstáculos más rápidamente y garantizar que no se pase por alto ningún detalle en el proceso de rectificar la situación.

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6 Mantente positivo

Mantener una actitud positiva es crucial cuando se trata de contratiempos. Su confianza y optimismo pueden inspirar a su equipo y tranquilizar a sus clientes de que el evento será un éxito a pesar de los desafíos. Concéntrese en las soluciones en lugar de obsesionarse con los problemas. Un enfoque positivo te ayudará a mantener la creatividad y el ingenio, lo cual es esencial para navegar a través de contratiempos inesperados en la planificación de eventos.

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Ashlee Braxton

Head of Events | EMCEE | MC | Host | Presenter
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I actually love when this happens because I always say: "THANKS and its okay." Look things happen in life and if you're willing to look for it, then it always happens for a good reason. There's always something better that can happen for you if you allow it. It's too easy to get upset and build bad relationships. Plus it's another way for you to use your brain and come up with plan B. Don't let the small stuff get ya. Just believe that there's something better awaiting you :)

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Laura Notarbartolo
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It's important to think about the long-term relationship with your venue partner. Consider documenting the issues and how they were resolved, then schedule a follow-up meeting to discuss how future events can be better managed. This proactive approach can lead to improved service and stronger partnerships. Also, look into obtaining event insurance that covers unexpected shortfalls in services.

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7

1 Evalúe rápidamente

2 Diálogo abierto

3 Buscar alternativas

4 Ajustar planes

5 Aprovechar el trabajo en equipo

6 Mantente positivo

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Evalúe rápidamente

2 Diálogo abierto

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