¿Cómo puede asegurarse de que su equipo trabaje de manera eficiente con una agencia gubernamental?

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Trabajar con una agencia gubernamental puede ser un desafío para cualquier equipo, especialmente si está diseñando un sistema complejo que requiere coordinación, cumplimiento y comunicación. Sin embargo, con un poco de planificación y mejores prácticas, puede asegurarse de que su equipo trabaje de manera eficiente y efectiva con su cliente gubernamental. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a lograr este objetivo.

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1 Comprender los requisitos

El primer paso para trabajar de manera eficiente con una agencia gubernamental es comprender los requisitos del proyecto, el alcance del trabajo y los entregables. También debe familiarizarse con las políticas, normas y reglamentos pertinentes que se aplican al diseño del sistema. Esto te ayudará a evitar malentendidos, retrasos o repeticiones de trabajo más adelante. También debes aclarar las funciones y responsabilidades de tu equipo y de la agencia, y establecer canales de comunicación claros y mecanismos de retroalimentación.

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Sudhanshu Dubey
Ensure efficient collaboration with a government agency by understanding processes, maintaining clear communication, ensuring compliance, thorough documentation, fostering a collaborative approach, providing timely reporting, being flexible, designating a liaison, seeking legal guidance, and embracing continuous improvement.

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2 Utilizar métodos ágiles

El segundo paso para trabajar de manera eficiente con una agencia gubernamental es utilizar métodos ágiles para diseñar su sistema. Los métodos ágiles se basan en el desarrollo iterativo e incremental, lo que le permite adaptarse a las necesidades y prioridades cambiantes, ofrecer valor más rápido y mejorar la calidad y la satisfacción del usuario. También debe involucrar a la agencia en el proceso ágil, invitándolos a participar en sesiones de planificación, revisión y prueba, y solicitando sus comentarios y aportes con regularidad. Esto te ayudará a generar confianza, colaboración y alineación con tu cliente.

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Steve Tengler

Vice President of Engineering Excellence & CMO
Humorously, the U.S. government previously published a whitepaper entitled "Detecting Agile B.S." (no joke!), so first and foremost it would be wise to read, digest and react to that paper, e.g., understand and operationalize the agency's needs in the midst of that environment. Building trust is absolutely important with any customer, and Agile's transparency can provide such, if utilized properly. The latter caveat is intentional since it's nearly weekly where I encounter a development group sprinkling Scrum terminology like spices upon rot and passing it off as gourmet ("Agile B.S.") without understanding the why: trust. Your team wants to make and meet commitments, which good project management can do; be it Agile, Earned Value, etc.

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3 Documenta tu trabajo

El tercer paso para trabajar de manera eficiente con una agencia gubernamental es documentar su trabajo de manera exhaustiva y consistente. La documentación es esencial para cualquier proyecto de diseño de sistemas, pero especialmente para aquellos que involucran a un cliente gubernamental, que puede tener estrictos requisitos de informes y auditorías. Debe documentar sus decisiones de diseño, suposiciones, riesgos, problemas y cambios, así como los resultados de las pruebas, los comentarios de los usuarios y las lecciones aprendidas. También debes utilizar un formato y un lenguaje comunes que sean fáciles de entender y seguir tanto por tu equipo como por la agencia.

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Greg A.

Senior Program Manager
In my experience I would make sure you document any meeting with subject, who attended, date and time as well as outcomes action items etc. This helps if in the future any questions come up you can reference this document for clarification.

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4 Siga las prácticas recomendadas de seguridad

El cuarto paso para trabajar de manera eficiente con una agencia gubernamental es seguir las mejores prácticas de seguridad para proteger su sistema y sus datos. Los sistemas gubernamentales a menudo manejan información sensible y confidencial, como datos personales, financieros o de salud, lo que requiere un alto nivel de seguridad y privacidad. Debe seguir los estándares y directrices del sector en materia de seguridad, como el cifrado, la autenticación, la autorización, la copia de seguridad y la recuperación. También debe realizar auditorías y evaluaciones de seguridad periódicas, y corregir cualquier vulnerabilidad o infracción lo antes posible.

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5 Gestionar las expectativas y los riesgos

El quinto paso para trabajar de manera eficiente con una agencia gubernamental es gestionar las expectativas y los riesgos a lo largo del proyecto. Los proyectos gubernamentales pueden estar sujetos a cambios en los requisitos, los presupuestos, los plazos y las partes interesadas, lo que puede afectar al diseño y la entrega del sistema. Debes comunicarte de forma proactiva y transparente con tu cliente sobre el estado, el progreso y los retos de tu proyecto, y establecer objetivos e hitos realistas y alcanzables. También debe identificar y mitigar cualquier riesgo potencial que pueda afectar al diseño del sistema, como los riesgos técnicos, legales u operativos.

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6 Aprende de los comentarios y la experiencia

El sexto y último paso para trabajar eficientemente con una agencia gubernamental es aprender de los comentarios y la experiencia. Debe buscar e incorporar comentarios de su cliente y usuarios sobre el diseño y el rendimiento de su sistema, y utilizarlos para mejorar sus proyectos futuros. También debes reflexionar sobre tu propia experiencia e identificar lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse en tu equipo, procesos y herramientas. También debe compartir sus conocimientos y mejores prácticas con sus compañeros y la comunidad en general, y contribuir al avance del diseño de sistemas.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Comprender los requisitos

2 Utilizar métodos ágiles

3 Documenta tu trabajo

4 Siga las prácticas recomendadas de seguridad

5 Gestionar las expectativas y los riesgos

6 Aprende de los comentarios y la experiencia

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Comprender los requisitos

2 Utilizar métodos ágiles

3 Documenta tu trabajo

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5 Gestionar las expectativas y los riesgos

6 Aprende de los comentarios y la experiencia

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