Wie können Sie Analysetools verwenden, um Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten?

1 Wählen Sie das richtige Werkzeug

Es gibt viele Analysetools auf dem Markt, jedes mit seinen eigenen Funktionen, Vorteilen und Einschränkungen. Einige der beliebtesten sind Excel, Power BI, Tableau und Google Data Studio. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie Ihre Projektanforderungen, Ihr Budget, Ihre Datenquellen und Ihre Zielgruppenpräferenzen berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise eine einfache und kostengünstige Lösung benötigen, können Sie Excel verwenden, um einfache Diagramme und Tabellen zu erstellen. Wenn Sie eine erweiterte und interaktive Lösung benötigen, können Sie Power BI oder Tableau verwenden, um dynamische Dashboards und Visualisierungen zu erstellen. Wenn Sie eine Cloud-basierte und kollaborative Lösung benötigen, können Sie Google Data Studio verwenden, um Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren und Ihre Berichte online zu teilen.

2 Definieren Sie Ihre Metriken und KPIs

Sobald Sie sich für ein Tool entschieden haben, müssen Sie definieren, welche Metriken und Key Performance Indicators (KPIs) Sie möchten Ihre Projekte messen und darüber berichten. Metriken sind quantitative Messgrößen, die zeigen, wie Ihre Projekte in Bezug auf Zeit, Kosten, Qualität, Umfang und Ressourcen abschneiden. KPIs sind spezifische und messbare Ziele, die angeben, ob Ihre Projekte die Erwartungen Ihrer Stakeholder erfüllen. Einige gängige Metriken sind z. B. Budgetabweichung, Zeitplanabweichung, Fertigstellungsrate und Ressourcenauslastung. Einige gängige KPIs sind Return on Investment, Kundenzufriedenheit und Stakeholder-Engagement.

3 Entwerfen Sie Ihr Layout und Format

Nachdem Sie Ihre Metriken und KPIs definiert haben, müssen Sie entwerfen, wie Sie sie in Ihrem Analysetool darstellen möchten. Sie sollten einige allgemeine Prinzipien der Datenvisualisierung und des Datendesigns befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Berichte klar, prägnant und konsistent sind. Sie sollten z. B. geeignete Diagramme und Grafiken für verschiedene Datentypen verwenden, z. B. Balkendiagramme für Vergleiche, Liniendiagramme für Trends und Kreisdiagramme für Proportionen. Sie sollten auch Farben, Schriftarten und Symbole verwenden, um wichtige Informationen hervorzuheben, Kontraste zu schaffen und Bedeutung zu vermitteln. Sie sollten auch Ihr Layout und Format entsprechend dem logischen Fluss und der Hierarchie Ihrer Daten organisieren, z. B. mithilfe von Registerkarten, Filtern und Drilldowns, um Ihre Daten zu gruppieren und zu segmentieren.

4 Testen und verfeinern Sie Ihre Berichte

Bevor Sie Ihre Berichte mit Ihren Stakeholdern teilen, sollten Sie sie testen und verfeinern, um sicherzustellen, dass sie genau, zuverlässig und benutzerfreundlich sind. Sie sollten Ihre Datenquellen, Berechnungen und Formeln auf Fehler oder Inkonsistenzen überprüfen. Sie sollten Ihre Diagramme und Grafiken auch auf irreführende oder verwirrende Darstellungen überprüfen, z. B. die Verwendung von 3D-Effekten, unnötigen Dekorationen oder ungeeigneten Maßstäben. Sie sollten auch Feedback von Ihren Teammitgliedern, Kollegen oder Mentoren einholen, um Ihre Berichte auf der Grundlage ihrer Vorschläge und Kommentare zu verbessern.