Last updated on 8. Juli 2024

Was tun Sie, wenn die Projektbudgets als Projektkoordinator die Erwartungen übertreffen?

Bereitgestellt von KI und der LinkedIn Community

Wenn Sie mitten in der Projektkoordination stecken und feststellen, dass das Budget über die prognostizierten Zahlen hinaus anschwillt, kann dies ein Moment der Besorgnis sein. Als Projektkoordinator spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der finanziellen Gesundheit des Projekts. Es ist wichtig, Budgetüberschreitungen zu beheben, sobald sie erkannt werden, um zu verhindern, dass sie außer Kontrolle geraten. Der Schlüssel ist, Ruhe zu bewahren, die Situation gründlich zu bewerten und strategische Maßnahmen zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

In diesem gemeinsamen Artikel finden Sie Antworten von Expert:innen.

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1 Ursachen beurteilen

Wenn Sie bemerken, dass das Budget schleichend ansteigt, besteht Ihr erster Schritt darin, die Ursachen zu ermitteln. Beginnen Sie damit , den Projektumfang zu überprüfen und die geplanten Ausgaben mit den tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen. Suchen Sie nach Bereichen, in denen die Kosten möglicherweise unterschätzt wurden oder in denen es zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs gekommen sein könnte, wenn die Anforderungen des Projekts über das ursprünglich vereinbarte Maß hinausgehen. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team, um zu verstehen, ob unerwartete Herausforderungen aufgetreten sind oder ob sich die Ressourcenverfügbarkeit geändert hat, die sich auf die Kosten ausgewirkt haben.

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2 Stakeholder einbinden

Sobald Sie herausgefunden haben, warum das Budget die Erwartungen übertrifft, ist es wichtig, mit den Stakeholdern in Kontakt zu treten. Dies sind die Einzelpersonen oder Gruppen, die ein Interesse am Erfolg des Projekts haben, wie Kunden, Sponsoren und Teammitglieder. Präsentieren Sie ihnen eine klare Erklärung der Situation und diskutieren Sie mögliche Auswirkungen. Transparenz in dieser Phase trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und die Interessenträger auf die notwendigen Schritte vorzubereiten, die möglicherweise unternommen werden müssen, um die Budgetüberschreitung zu beheben.

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Shyamsundar Prasad

Finance Business Partner @ Novonesis | Financial Forecasting | Commercial Finance
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Having a clear, transparent and regular communication with the stakeholders is key to any project. Inform key stakeholders about the budget overrun and its potential impact on the project. Provide a clear explanation of the reasons behind the budget issues in a way the stakeholders understand and avoid using lot of finance jargons to keep stakeholders engaged in our conversation.

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3 Budget überdenken

Mit einem klaren Verständnis des Problems und der Zustimmung der Stakeholder sollten Sie das Projektbudget überprüfen. Werten Sie alle Einzelposten aus, um zu sehen, wo Anpassungen vorgenommen werden können. Dies kann die Neuverhandlung von Verträgen, die Verzögerung unkritischer Aufgaben oder die Neuzuweisung von Ressourcen zur Kostensenkung beinhalten. Ziel ist es, das Budget so zu überarbeiten, dass es mit den Zielen des Projekts übereinstimmt und gleichzeitig dem Kunden oder der Organisation einen Mehrwert bietet.

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Shyamsundar Prasad

Finance Business Partner @ Novonesis | Financial Forecasting | Commercial Finance
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Assess if any project requirements or deliverables can be scaled back or adjusted without compromising the project's core objectives. Consider deferring non-essential tasks or features to a later phase. Review contracts and renegotiate terms with suppliers or contractors to reduce costs. Look for alternative solutions or materials that can achieve the same results at a lower cost. Reduce discretionary spending and non-essential expenses.

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4 Änderungen implementieren

Nach der Überarbeitung des Budgets ist es an der Zeit, Änderungen vorzunehmen. Dies kann bedeuten, dass einige Projektergebnisse zurückgefahren, der Anbieter aus Kostengründen gewechselt oder die Projektzeitpläne angepasst werden, um die Kosten gleichmäßiger zu verteilen. Es ist wichtig, alle Änderungen zu dokumentieren und sicherzustellen, dass jedes Teammitglied über die neue Richtung informiert ist. Effektive Kommunikations- und Change-Management-Praktiken sind der Schlüssel, um Störungen zu minimieren und das Projekt voranzutreiben.

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5 Fortschritt überwachen

Die genaue Überwachung des Fortschritts nach der Implementierung von Änderungen ist von entscheidender Bedeutung. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um Ausgaben anhand des überarbeiteten Budgets zu verfolgen. Führen Sie regelmäßige Check-ins mit Ihrem Team durch, um sicherzustellen, dass sich alle an den neuen Plan halten, und um weitere Budgetprobleme frühzeitig zu erkennen. Diese ständige Wachsamkeit hilft, zukünftige Überschreitungen zu vermeiden und das Projekt finanziell auf Kurs zu halten.

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6 Planen Sie für die Zukunft

Nutzen Sie diese Erfahrung schließlich als Lernmöglichkeit für zukünftige Projekte. Analysieren Sie, was schief gelaufen ist, und dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse. Verbessern Sie Ihre Budgetschätzungsprozesse und erwägen Sie , Rückstellungen für unerwartete Kosten einzuplanen. Dieser proaktive Ansatz für das Finanzmanagement in der Projektkoordination hilft Ihnen, Risiken bei zukünftigen Unternehmungen besser zu antizipieren und zu mindern.

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Shyamsundar Prasad

Finance Business Partner @ Novonesis | Financial Forecasting | Commercial Finance
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Keep detailed records of the budget issues and the steps taken to address them. Analyze what went wrong and document lessons learned to improve future project budgeting and planning.

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7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Ort, an dem Sie Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse austauschen können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?

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Shyamsundar Prasad

Finance Business Partner @ Novonesis | Financial Forecasting | Commercial Finance
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Risk Management: Revisit the risk management plan to address any new risks or changes to existing risks. Adjust contingency plans as needed to mitigate the impact of budget overruns. Explore Additional Funding: If possible, seek additional funding from stakeholders or sponsors. Present a revised budget and a strong case for why the additional funds are necessary to achieve the project's goals.

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1 Ursachen beurteilen

2 Stakeholder einbinden

3 Budget überdenken

4 Änderungen implementieren

5 Fortschritt überwachen

6 Planen Sie für die Zukunft

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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