Last updated on 16. Juli 2024

Ein Key Performer erkrankt kurz vor Ihrer Veranstaltung. Wie stellen Sie sicher, dass die Show reibungslos abläuft?

Bereitgestellt von KI und der LinkedIn Community

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben Monate damit verbracht, ein Live-Event zu planen, und alles ist bereit für eine spektakuläre Show. Dann, aus heiterem Himmel, erhalten Sie einen Anruf – Ihr Key Performer ist an einer Grippe erkrankt und kann keine Leistung erbringen. Panik macht sich breit, aber als erfahrener Eventplaner wissen Sie, dass die Show weitergehen muss. Um eine reibungslose Fortführung zu gewährleisten, bedarf es eines schnellen Denkens, eines soliden Backup-Plans und der Fähigkeit, unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren. Hier erfahren Sie, wie Sie diese unerwartete Wendung meistern und dennoch ein Ereignis liefern können, an das sich Ihr Publikum aus den richtigen Gründen erinnern wird.

Top-Expert:innen in diesem Artikel

Von der Community unter 4 Beiträgen ausgewählt. Mehr erfahren

Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder

1 Reserve-Talente

Wenn Ihr Star-Performer krank wird, kann ein Backup-Talent den Tag retten. Es ist wichtig, eine Liste potenzieller Stellvertreter zu haben, die mit dem Thema und dem Publikum der Veranstaltung vertraut sind. Diese Personen sollten überprüft werden und bereit sein, jederzeit einzugreifen. Informieren Sie sie sofort über die Situation und stellen Sie ihnen alle notwendigen Materialien zur Vorbereitung zur Verfügung. Ihre Leistungsbereitschaft wird nicht nur die Lücke füllen, sondern auch Ihre Fähigkeit demonstrieren, mit unvorhergesehenen Umständen mit Anmut und Professionalität umzugehen.

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Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder
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Having your little black book of performers is always a safe practice to have when producing events that center on live performances, whether it's a speaker, comedian or musician. As it is unfortunately semi-common for performers or speakers to cancel last minute. Being ready with back-ups will always save time and energy. If the backup lives farther away be prepared to anticipate cancellations and begin routing the new act quickly. Another good practice is to always have a strong relationship with agents. Most agents don't want to lose their booking fee, so if you are cordial they are more likely to help you scramble to replace the performer.

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Alexandra 📊 Lazarenko

Schwab Client Services Intern | IU Kelley Honors Student | Finance + Accounting Major | LinkedIn Poll Lady 📊
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While it's tempting to orient an entire event around a single star performer that draws a huge audience, it's also important to have contingency plans in case that individual cannot attend. There is plenty of aspiring talent who would be thrilled to accept second and even third billing for a chance at additional exposure and an opportunity to headline the event if something happens to the top talent. It is important to arrange this in advance, however, as last-minute desperation will not lead to more acceptances.

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2 Kommunikationsschlüssel

Effektive Kommunikation ist entscheidend, um die Situation zu bewältigen, in der ein Darsteller krank wird. Sie müssen Ihr Team, das Personal des Veranstaltungsortes und gegebenenfalls Ihr Publikum umgehend informieren, aber so, dass die Begeisterung für die Veranstaltung aufrechterhalten wird. Verwenden Sie eine klare, positive Sprache, um den Wandel zu erklären, und konzentrieren Sie sich auf die neuen Möglichkeiten, die er bietet, und nicht auf das, was verloren gegangen ist. Dieser Ansatz hilft, die Erwartungen zu steuern und kann sogar Aufsehen erregen, wenn sich die Aufstellung unerwartet ändert.

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Melissa Best

Senior Event Producer & Experience Curator
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Inform your team and stakeholders about the situation and your plan to address it. There should be no surprises on the day of the event. Aim to be transparent, reassuring, solution-oriented, and mindful of filling the gap with something that aligns with the event goals.

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3 Timing anpassen

Die Anpassung des Veranstaltungsplans kann trotz der Abwesenheit Ihres Hauptdarstellers ein nahtloses Erlebnis bieten. Untersuchen Sie Ihr Programm, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie die Zeit neu verteilen können, z. B. durch die Verlängerung anderer Acts oder die Einbeziehung von Segmenten zur Publikumsbindung. Dies füllt nicht nur die Lücken, die durch die Absage entstanden sind, sondern erhält auch den Schwung der Veranstaltung. Denken Sie daran, alle Beteiligten über die neuen Zeitpläne zu informieren, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

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Jonathan A.

Talent Development | Live Events | Community Builder
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Sometimes you may have a back-up performer on-call, however, sometimes they need time to mobilize and get to your event, especially if there is a reasonable distance involved. Being prepared to fill gaps and delay the engagement can buy your replacement time to get to the event. It also can help you navigate the gap in a way that still provides a seamless engagement for the audience. A good practice is to find activities that require the audience to focus or engage as this will take their attention away from the clock and pondering the delay. This will allow you to redirect what could be negative energy into positive experiences.

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4 Publikum einbeziehen

Die Einbindung Ihres Publikums ist wichtiger denn je, wenn Sie mit einem Last-Minute-Wechsel des Darstellers konfrontiert sind. Ziehen Sie interaktive Elemente wie Frage- und Antwortrunden, Live-Umfragen oder Social-Media-Engagement in Betracht, um das Publikum einzubeziehen. Dies lenkt nicht nur die Aufmerksamkeit von der Abwesenheit des Hauptdarstellers ab, sondern fügt auch eine Ebene der Beteiligung hinzu, die Ihre Veranstaltung noch unvergesslicher machen kann. Das Engagement des Publikums kann einen potenziellen Rückschlag in ein einzigartiges und unerwartetes Highlight verwandeln.

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5 Plan B Inhalt

Halten Sie immer Plan-B-Inhalte bereit , um Leistungslücken zu schließen. Dazu gehören vorab aufgezeichnete Videos, Gastredner oder zusätzliche Unterhaltungsdarbietungen, die auf das Thema Ihrer Veranstaltung abgestimmt sind. Vielfältige Inhaltsoptionen stellen sicher, dass Sie sich schnell an Veränderungen anpassen können, ohne Ihr Publikum mit einem glanzlosen Erlebnis zurückzulassen. Diese Inhalte sollten leicht zugänglich sein und jederzeit bereitgestellt werden können, um den Ablauf Ihres Ereignisses aufrechtzuerhalten.

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6 Bleiben Sie positiv

Ein positives Auftreten ist ansteckend und kann die Gesamtatmosphäre Ihrer Veranstaltung stark beeinflussen. Wenn man mit der Herausforderung konfrontiert wird, dass ein Leistungsträger krank wird, ist es wichtig, Zuversicht und Optimismus auszustrahlen. Ihre Einstellung gibt den Ton für Ihr Team und Ihr Publikum an. Indem Sie positiv bleiben, versichern Sie allen, dass die Veranstaltung dennoch ein Erfolg wird, und fördern trotz der unvorhergesehenen Veränderungen ein Umfeld der Aufregung und Vorfreude .

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1 Reserve-Talente

2 Kommunikationsschlüssel

3 Timing anpassen

4 Publikum einbeziehen

5 Plan B Inhalt

6 Bleiben Sie positiv

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