Od 1 września dla niektórych podatników w Krajowym Systemie e-Faktur zacznie obowiązywać nowa, druga struktura e-faktury, czyli nowy wzór. W nawale pól możliwych do wypełnienia można się pogubić. Nowej strukturze powinni przyjrzeć się de facto wszyscy podatnicy VAT, bo będą ją stosować, gdy KSeF stanie się obowiązkowy w 2024 r.
- Zobacz, co będzie w nowej strukturze faktury ustrukturyzowanej KSeF
- Dziś na fakturze trzeba wypełnić ok. 20 pól, a w fakturze KSeF jest 300 pól
- Tłumaczymy, które są obowiązkowe i co możesz wpisać w polach niezbędnych i fakultatywnych
- Więcej informacji o biznesie znajdziesz na Businessinsider.com.pl
Od 1 września 2023 r. zacznie obowiązywać nowa, druga struktura faktury elektronicznej w ramach KSeF — FA(2). Jest to plik w formacie XML, kluczowy w Krajowym Systemie e-Faktur. De facto to wzór e-faktury strukturyzowanej, którą od 1 lipca 2024 r. będą stosować wszyscy czynni podatnicy VAT, a od 1 stycznia 2025 r. również podatnicy zwolnieni.
Nowy wzór e-faktury ustrukturyzowanej to nawet 300 pól, które można wypełnić. Składa się on z trzech segmentów: danych obowiązkowych, niezbędnych i fakultatywnych. Co i gdzie będzie można wpisać w poszczególnych segmentach? Tłumaczymy.
Czytaj też: Darowizna samochodu po wykupie z leasingu? Są nowe interpretacje fiskusa
Czytaj także w BUSINESS INSIDER
Kto będzie musiał stosować od zaraz, a kto od 1 lipca 2024 r.
Dziś faktury ustrukturyzowane to jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Można bowiem stosować KSeF dobrowolnie. W praktyce z dobrowolnego KSeF co miesiąc korzysta niewielu podatników. Wygląda to bardziej na testowanie KSeF niż wykorzystywanie go w realnej działalności. Zmiany wprowadzane od 1 września będą dotyczyć tej grupy podatników.
Dziś, obok faktur ustrukturyzowanych, nadal możemy stosować e-faktury (np. w plikach PDF) czy papierowe. Od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą głównie posługiwać się fakturami ustrukturyzowanymi KSeF. Dlatego również oni powinni zainteresować się nową strukturą FA(2).
— Jednolity standard e-faktury w ramach KSeF ma uprościć dokumentowanie transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować ich wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację. Podatnicy będą dysponować w czasie rzeczywistym informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych, w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności. Szybsze procesowanie dokumentu to także niższe koszty operacyjne dla przedsiębiorstwa — komentuje Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.
Co się zmieni od 1 września? Nie tylko nowy wzór
Od 1 września 2023 r. struktura logiczna FA(2) zastąpi obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(1). Oznacza to, że struktura logiczna FA(2) zacznie obowiązywać w trakcie fakultatywnego KSeF. Ułatwi to przygotowanie się podatników do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r. – stwierdza MF na swojej stronie internetowej.
Wcześniej udostępniona została zaktualizowana wersja API KSeF środowiska testowego, które równocześnie obsługuje dwie wersje struktur logicznych — FA(1) oraz FA(2). Chodzi o moduł informatyczny, który pozwala przetestować nowe rozwiązania głównie przez firmy IT, czyli podmioty zajmujące się rozwojem oprogramowania do fakturowania. "Testy umożliwiają dostosowanie systemów informatycznych do wdrożenia KSeF" — potwierdza MF.
Z punktu widzenia podatników kluczowe jest jednak to, co będzie we wzorze faktury ustrukturyzowanej.
— Celem wprowadzenia nowego wzoru jest stworzenie uniwersalnego dokumentu, który zostanie zaakceptowany przez wszystkich podatników. Firmy, które obecnie korzystają z pierwszej wersji e-faktury, będą zobligowane dostosować się do nowych wymogów. Wprowadzenie tych zmian teraz pozwoli przedsiębiorstwom na właściwą implementację w systemach IT oraz pełne zrozumienie nowego wzoru. Mam nadzieję, że wprowadzany obecnie schemat nie zostanie już zmieniony przed lipcem 2024 r. – dodaje Bogdan Zatorski.
Ekspert dodaje, że przejście na nowy system fakturowania wymaga wcześniejszego przygotowania, włącznie z mapowaniem danych podatnika na strukturę e-faktury.
— Dziś zazwyczaj na fakturze mamy ok. 20 pól, w których wpisujemy różne dane. Nowelizacja VAT wprowadzająca KSeF nie przewiduje co prawda generalnych zmian w zakresie danych na fakturze, ale jeśli analizujemy schemę faktury ustrukturyzowanej to okazuje się, że po zmianach pozycji jest ok. 300 – tłumaczy Magdalena Jaworska, doradca podatkowy, partnerka w Quidea.
Część pól będzie obligatoryjna. Jeśli któreś pominiemy, to system KSeF nie przyjmie takiej e-faktury. Część danych jest jednak fakultatywna.
— Podatnicy muszą więc zrobić analizę, czy te elementy fakultatywne chcą podawać na fakturze, czy nie — mówi Magdalena Jaworska.
Czytaj także: Umowy, regulaminy, płatności. KSeF wymusi zmiany we współpracy z kontrahentami. Sprawdź jakie
Jakie dane będą obowiązkowe
Nowy wzór e-faktury ustrukturyzowanej składa się z trzech segmentów: danych obowiązkowych, niezbędnych i fakultatywnych.
— Dane obowiązkowe stanowią około 20 proc. całkowitej struktury e-faktury. Są to głównie informacje niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży. Obejmują takie dane jak np. nazwa sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu oraz data realizacji usługi. Wypełnienie tych pól jest kluczowe dla nadania dokumentowi mocy prawnej – tłumaczy Bogdan Zatorski.
Ekspert podkreśla też, że w przypadku e-faktur konieczne jest także uwzględnienie tzw. oznaczeń negatywnych, które wskazują, że pewne okoliczności nie występują. Chociaż w fakturach papierowych nie jest to wymagane, w przypadku KSeF staje się to niezbędne.
Co można wykazać w danych niezbędnych
Dane niezbędne stanowią ok. 30 proc. struktury e-faktury. — Te pola uzupełnia się, gdy okoliczności tego wymagają, np. w przypadku zastosowania procedury VAT marży — tłumaczy Bogdan Zatorski.
Ekspert dodaje, że niewypełnienie niezbędnych pól nie jest błędem technicznym, ale może się okazać błędem merytorycznym. Oznacza to, że system KSeF przyjmie taką fakturę np. z błędnie wykazaną stawką VAT (błąd merytoryczny). Jeśli później kontrahent lub osoba odpowiedzialna za kontrolę faktur zauważy błąd merytoryczny (np. złą stawkę VAT), to sprzedawca będzie musiał dokonać korekty.
Co z danymi fakultatywnymi
Dane fakultatywne to prawie połowa całej struktury. Wypełnienie tych pól nie ma wpływu na poprawność dokumentu. Przykłady uzupełniających pól obejmują np. stopkę faktury, która zawiera dowolny tekst — np. podziękowania za zakupy, zachętę do dalszej współpracy, wartość kapitału zakładowego itp.
— Informacje dotyczące numeru VIN samochodu, marki, koloru, mogą również stanowić element fakultatywny. Te dodatkowe informacje będą miały niewątpliwie zastosowanie branżowe – mówi Bogdan Zatorski.
Dziennikarz Business Insider Polska. Podatki, prawo, finanse
Więcej artykułów tego autora