Jak ułatwić sobie pracę z zagranicznymi współpracownikami?

Co ciekawe, w ostatnich latach przybyło w Polsce specjalistów z innych krajów – głównie Ukrainy. W 2009 roku ta grupa obcokrajowców stanowiła 32% wszystkich cudzoziemców, którzy otrzymali zezwolenia na prace w naszym kraju. Natomiast w 2015 r. odsetek ten wynosił już 77%. Przybywa również pracowników z Rumunii oraz krajów z wysokim poziomem bezrobocia (Hiszpania, Portugalia). Widać to chociażby w statystykach Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, które co roku wydaje coraz więcej pozwoleń na pracę, a także zgód na zatrudnienie zagranicznych pracowników na mocy uproszczonej procedury oświadczeń.

Ale otwarcie się na pracowników z zagranicy to nie tylko konieczność ich fizycznego zatrudniania w Polsce. To także możliwość zdalnej, międzynarodowej współpracy. Jak sprostać logistyce takiego przedsięwzięcia?

Międzynarodowe biuro w chmurze

Podstawowym wyzwaniem zdalnej współpracy międzynarodowej jest komunikacja. O ile wewnątrz UE można jeszcze liczyć na niedrogie pakiety np. połączeń telefonicznych, to już z naszymi wschodnimi sąsiadami – Ukrainą i Rosją, które są jednymi z popularniejszych krajów do pozyskiwania współpracowników, już nie. Naprzeciw tym wyzwaniom wychodzą takie rozwiązania jak wielojęzyczne biura w chmurze, np. Chmiuro.pl.

- Uruchomienie pięciu nowych wersji językowych było odpowiedzią na nasze własne potrzeby – mówi Anna Nowicka-Bala, dyrektor ds. finansowych JWA S.A., twórcy aplikacji.

Ponieważ jesteśmy firmą dostarczającą głównie rozwiązań webowych, codziennie współpracujemy z dziesiątkami programistów, projektantów czy grafików z różnych krajów. Udostępnienie im wspólnej platformy do pracy, bardzo ułatwiło naszą współpracę.

Chmiuro to kompleksowa aplikacja w chmurze umożliwiająca codzienną, biurową komunikację: zlecanie i monitorowanie wykonania zadań, obieg dokumentów w firmie, kontakt z kontrahentami i współpracownikami, a także realizację wielozadaniowych projektów. To tzw. system CRM – zarządzania relacjami z klientami. Dzięki sześciu interfejsom językowym umożliwia współpracę osób posługujących się językiem polskim, angielskim, rosyjskim, hiszpańskim, niemieckim oraz francuskim.

- Wejście na zagraniczne rynki w branży IT bywa niezwykle proste. Stworzenie kolejnych wersji językowych danego rozwiązania webowego jest związane z nieporównywalnie mniejszym kosztem wobec stworzenia całego systemu. Zwłaszcza gdy o chęci tworzenia kolejnych wersji językowych pomyśli się już na etapie projektowania pierwotnego systemu – tłumaczy Nowicka-Bala.

Tym samym firma nie tylko rozszerzyła potencjalną grupę docelową klientów Chmiuro, ale i zaoferowała już istniejącym klientom nowe możliwości. – Dzięki kilku wersjom językowym nie ma problemu z pracą w takim wirtualnym biurze osoby, która nie posługuje się językiem polskim. Korzystając z tego nasi klienci, którzy operują zarówno w Polsce, jak i np. w Wielkiej Brytanii, ale i polskie firmy, które sprzedają przede wszystkim na rynki zagraniczne – tłumaczy Anna Nowicka-Bala.

Kontakt na jeden klik

Szybka wymiana dokumentów, możliwość stałego monitorowania postępów zadań realizowanych  w różnych krajach na świecie oraz kontrolowania pracowników – to te możliwości biura w chmurze najbardziej przydają się w codziennej pracy Marii Belce, prezesce startupowej spółki Bit Evil S.A. działającej w obszarze nowych technologii. – Ponieważ realizujemy projekty w branży IT – zarówno w obszarze produkcji, jak i budowania kanałów sprzedażowych i marketingowych, często działamy na skalę międzynarodową przy współpracy z osobami z tych rynków. Aplikacja biurowa Chmiuro bardzo to ułatwia – tłumaczy Belka.

Jej zdaniem biuro w chmurze to bardzo dobre narzędzie do zarządzania relacjami z klientami, kontrahentami oraz współpracownikami. – Wszystkie osoby mam w jednej bazie, każda z nich jest odpowiednio otagowana, dzięki czemu wyszukiwanie niezbędnych kontaktów jest bardzo łatwe. Baza może być sprzężona z mailem, dzięki czemu mogę robić personalizowany mailing. To bardzo przydatne funkcjonalności – podkreśla.

W dzisiejszych czasach spersonalizowany mailing to bardzo istotne narzędzie zewnętrznej komunikacji. - Klienci są już zmęczeni informacjami handlowymi, które przychodzą do nich hurtem od wszystkich – tłumaczy Anna Nowicka-Bala. Coraz istotniejszy jest przekaz targetowany, który odpowiada na konkretną potrzebę klienta. Baza musi dawać możliwość oznaczania klientów pod kątem potrzeb, zainteresowań, wcześniej świadczonych usług. – Bazy interesariuszy Chmiuro dają taką możliwość – mówi.

Na podobnej zasadzie biuro w chmurze ułatwia prowadzenie sklepu internetowego FUKI Stuff – z produktami znanej wśród młodzieży graficzki i ilustratorki o pseudonimie FUKI. Firma sprzedaje koszulki, torby i inne gadżety z nadrukami ilustratorki. – Realizujemy wysyłki do krajów europejskich, a także do USA i Kanady – to stamtąd pochodzi większość naszych klientów – mówi Olena Obernikhina, manager sklepu. Chmiuro umożliwia jej nadzorowanie całego procesu realizacji zamówień oraz monitorowanie pracy osób, które ją w tym wspierają.

- Wysyłka to nie tylko pakowanie i wysyłanie, to także wystawianie faktur, uzupełnienie stanów magazynowych – to wszystko mogę nadzorować z poziomu Chmiuro. Oprócz tego aplikacja daje mi możliwość ustawiania pracy na zasadzie kalendarza i planowania zadań. Dzięki różnym wersjom językowym do wszystkiego dostęp mają pozostali pracownicy, którzy nie są Polakami – tłumaczy Obernikhina.

Jej zdaniem biuro w chmurze to kolejny etap rozwoju biznesu, który odrywa się dziś od stacjonarnych ograniczeń. – Jestem z Ukrainy, pracuję w Polsce, ale sklep, który prowadzę, obsługuje przede wszystkim amerykańskich i kanadyjskich klientów. Internet nie ma ograniczeń geograficznych, a więc i organizacja biznesu musi temu odpowiadać – podkreśla.

Bardziej niezawodne niż email

Tymczasem Polacy do rozwiązań w chmurze wciąż podchodzą dość sceptycznie. Boją się o bezpieczeństwo, awarie serwerów, na których są przechowywane dane ich firmy. Jednak jak podkreśla Anna Nowicka-Bala z JWA S.A. takie aplikacje jak Chmiuro zapewniają większe bezpieczeństwo danych niż wiele usług internetowych, z których biznes już się nauczył korzystać.

– Wielu z nas ma wątpliwości co do bezpieczeństwa biura w chmurze, ale powszechnie używamy ogólnodostępnych serwerów pocztowych. Tymczasem to one są znacznie bardziej awaryjne niż profesjonalne, biznesowe rozwiązania webowe. My wiemy, że bezpieczeństwo naszych klientów to nasze być albo nie być, a więc nie oszczędzamy na nim – tłumaczy.

Podstawowym gwarantem bezpieczeństwa biura w chmurze jest to, że przetwarzanie danych odbywa się na urządzeniach dostawcy, a nie w serwerowni klienta. Dlatego JWA S.A. współpracuje z najlepszymi centrami hostingowymi na rynku – to od ich zabezpieczeń zależy bezpieczeństwo danych klienta Chmiuro.

- Wchodząc we współpracę z centrum hostingowym, każdorazowo przeprowadzamy audyt zabezpieczeń oraz podpisujemy umowę, która potwierdza, że organizacja, w której trzymane są dane, działa zgodnie z obowiązującymi przepisami – podkreśla Andrzej Matejko, członek zarządu JWA S.A.

Biuro w chmurze jest także znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem niż stworzenie takiej infrastruktury IT w firmie klienta. – Stworzenie tak zabezpieczonego systemu informatycznego w pojedynczej firmie to olbrzymi koszt. Dlatego dostawcy usług biorą to na siebie, a potem bezpieczne przechowywanie danych oferują swoim klientom. To optymalne z biznesowego punktu widzenia – tłumaczy Nowicka-Bala.

Artykuł powstał we współpracy z marką JWA SA;