Geschäftsreisemanagement ist ein komplexes Thema. Erfahren Sie, welche Aspekte Sie im Blick behalten müssen und wie das mühelos gelingt.
Reisemanagement ist heutzutage ein weites Feld: Sorgfaltspflicht, Sicherheit und Zufriedenheit der Reisenden, Ausgabenverwaltung und Anbieterauswahl sind nur ein kleiner Teil der Anforderungen bei Geschäftsreisen.
Dieser umfassende Leitfaden fürs Geschäftsreisemanagement gibt ihnen einen vollständigen Überblick von den ersten Schritten bis zur Umgestaltung oder Modernisierung Ihres Reiseprogramms.
Geschäftsreisen sind wichtig für die Geschäftsinteressen Ihrer Firma. Sie geben Ihrem Unternehmen Gelegenheit, einen persönlichen Eindruck bei Kunden und Partnern in aller Welt zu hinterlassen.
Bei Ihrer Arbeit im Geschäftsreisemanagement haben Sie es mit einer rasant wachsenden, billionenschweren Branche zu tun. Das verlangt ein hohes Maß an Verantwortung und Kenntnis des Geschäftsreisemanagements.
Die wichtigsten alltäglichen Aufgaben für Geschäftsreisemanager sind:
Wenn Sie jeden dieser Punkte erfüllen, können Sie die Kosten effektiv kontrollieren, die Zufriedenheit und Sicherheit von Reisenden steigern und die Richtlinien optimieren.
Die ideale Geschäftsreiserichtlinie lässt sich mithilfe der Trial-and-Error-Methode aufstellen. Am besten fangen Sie mit einer SWOT-Analyse an.
Nachdem Sie ausreichend Input von Mitarbeitern und Kollegen eingeholt haben, bewerten Sie in einer SWOT-Analyse die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Mit diesem praktischen Tool verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über die aktuelle Lage und die möglichen nächsten Schritte. Ihre SWOT-Analyse fürs Reisemanagement könnte etwa folgende Punkte umfassen:
Nach Abschluss Ihrer SWOT-Analyse wissen Sie, ob das Reisemanagementprogramm Ihres Unternehmens schon gut funktioniert. Beim Aufstellen weiterer Richtlinien kommt es darauf an, Ihre Stärken und Chancen zu nutzen und gleichzeitig Schwächen und Risiken möglichst aufzuwiegen.
Wenn Ihr Unternehmen etwa schon über sehr effektive Kommunikationswege zwischen Reisenden und dem heimischen Büro verfügt, sollten Sie diese nicht durch neue Regeln verkomplizieren. Wenn der Reisebedarf Ihres Unternehmens gut vorhersehbar ist, können Sie dies als Gelegenheit nutzen, engere Partnerschaften mit Anbietern auszuhandeln.
Überlegen Sie sich für jede der zuvor aufgelisteten Stärken Möglichkeiten, sich diese zunutze zu machen, um das Reiseprogramm Ihres Unternehmens zu optimieren. Wenn Sie etwa „Wir verfügen bereits über eine klare Reiserichtlinie“ aufgeschrieben haben, sollten Sie über eine Zusammenarbeit mit der Personal- oder Schulungsabteilung Ihres Unternehmens nachdenken, um die Mitarbeitenden über die Richtlinie aufzuklären und deren Einhaltung weiter zu verbessern.
Anhand der Schwächen und Risiken, die Sie bei Ihrer SWOT-Analyse ermittelt haben, können Sie Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufdecken. Machen Sie sich nach Möglichkeit immer die Stärken Ihres Reiseprogramms zunutze, um diese aufzuwiegen.
Wenn etwa eine Ihrer Chancen die Unterstützung und Zustimmung der Geschäftsleitung ist, können Sie damit Schwächen wie mangelnde Compliance ausgleichen. Wann immer sich die Gelegenheit bietet, sollten Sie auf die Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern setzen.
Für die Erstellung eines erfolgreichen Reiseprogramms ist Teamwork unerlässlich. Wenn Ihr Unternehmen mit Reiserisiken (wie z.B. gefährlichen oder unbeständigen Reisezielen) konfrontiert ist, brauchen Sie unbedingt eine gute Reiseversicherung einschließlich Reisesicherheitsservices.
Betrachten Sie all die Schwächen und Risiken, die Sie ermittelt haben. Versuchen Sie nun, zu jedem Punkt vorhandene Stärken und Chancen zu finden, die diese aufwiegen. Ist das nicht möglich, überlegen Sie, mit welchen Maßnahmen es gelingen kann, die Stärken und Schwächen auszugleichen.
Wenn Ihrer Firma übermäßige Kosten durch unnötige Ausgaben für Reisen entstehen, sollten Sie folgende Schritte erwägen:
Mit Reiserichtlinien-Compliance ist die Einhaltung der Reiserichtlinien gemeint. Als Reisemanager tragen Sie vor allem aus zwei Gründen eine große Verantwortung:
Um die Einhaltung der Reiserichtlinie sicherzustellen, müssen Sie diese ganz pragmatisch auf die konkrete Situation Ihres Unternehmens zuschneiden. Idealerweise sollten Ihre Richtlinien für Geschäftsreisen flexibel und realistisch sein.
Die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens wird durch viele verschiedene Faktoren beeinflusst: die Anzahl der Reisenden, das Budget und die verschiedenen Reiseklassen. Als Geschäftsreisemanager sind Sie dafür verantwortlich, dass die Reiseausgaben der Mitarbeitenden der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens entsprechen. Doch wie Sie sehen werden, ist Ihre wichtigste Aufgabe, von vornherein eine effektive Reiserichtlinie aufzustellen.
Ein Geschäftsreisemanager muss sich um eine ganze Reihe von Aufgaben kümmern. Die wichtigsten sind:
1. Direkte Beteiligung am Buchungsprozess
Der Reisemanager kann direkt in den Buchungsprozess involviert sein oder die Reisenden wenden sich an einen externen Anbieter (z.B. ein Reisebüro), um Reisen zu organisieren. Diese Varianten hängen von der Größe und Reisekultur Ihres Unternehmens ab. Bei manchen Unternehmen ist die Reisekultur stark digitalisiert bzw. automatisiert, während andere auf traditionellere Methoden der Reiseplanung setzen.
2. Bestimmung der Reisekosten
Ein Geschäftsreisemanager muss genau im Blick haben, wie die Mitarbeitenden das Firmengeld ausgeben. Nur so können berechtigte Spesen korrekt erstattet werden und die Ausgaben im Budgetrahmen bleiben.
3. Sorgfaltspflicht
Sie haben auch eine Verantwortung gegenüber Ihren Reisenden. Die Sorgfaltspflicht bezieht sich im Wesentlichen auf die rechtliche und finanzielle Verpflichtung des Arbeitgebers, den Arbeitnehmern sichere Arbeitsbedingungen zu bieten. Das reicht von normalen Sicherheitsvorkehrungen am Arbeitsplatz bis hin zur Gesundheitsvorsorge und einem angemessenen Versicherungsschutz.
4. Reiserisikomanagement
Geschäftsreisende sind vielen Arten von Risiken ausgesetzt, die nicht reisende Mitarbeiter eher nicht betreffen. Daher hat die Sorgfaltspflicht von Reisemanagern besonders hohe Priorität. So sind geopolitische Unruhen, Terrorismus, Entführungen oder extreme Wetterereignisse Risiken, denen Geschäftsreisende sehr viel stärker ausgesetzt sind als andere Mitarbeitende im Unternehmen.
Eine spezielle Reiseversicherung soll Reisende und ihre Arbeitgeber vor solchen Risiken schützen.
5. Beobachtung von Geschäftsreisetrends
Wenn Sie als Geschäftsreisemanager die Reiseausgaben überwachen, können Sie Trends aufdecken und Ihrem Unternehmen helfen, sein Geld möglichst sinnvoll auszugeben. So tragen Sie als Reisemanager zum Unternehmenserfolg bei.
Wenn Sie bestimmte Trends erkennen (wie vermehrte Ausgaben für ein bestimmtes Reiseziel, Ereignis oder Zeitfenster), kann Ihr Unternehmen diese nutzen, um bessere Verträge mit den benötigten Anbietern auszuhandeln.
Diese strategische Rolle des Reisemanagements wird immer wichtiger, da traditionelle Aufgaben (wie das Sammeln von Belegen und Bewilligen von Spesen) zunehmend durch Online-Reisemanagementsoftware automatisiert werden.
6. Zufriedenheit der Reisenden und ständige Erreichbarkeit
Viele Unternehmen erkennen allmählich den Wert von Geschäftsreisen für die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Auch Geschäftsreisende betrachten das berufliche Reisen als lohnende Erfahrung. Allerdings müssen Arbeitgeber ihren Reisenden ein angemessenes Sicherheitsnetz und ausreichende Unterstützung bieten. Dafür bedarf es klarer Protokolle für das Vorgehen im Notfall und stets offener Kommunikationswege. Es kann also sein, dass Sie als Geschäftsreisemanager auch nach Feierabend erreichbar sein müssen, falls Reisende an einem Ort in einer ganz anderen Zeitzone auf ein Problem stoßen.
7. Vorausschauende Planung
Ganz gleich, ob Sie ein neues Reisemanagementprogramm aufstellen oder ein vorhandenes aktualisieren – Sie brauchen einen Maßnahmenplan, um sicherzugehen, dass alles abgedeckt ist.
Mit den folgenden Schritten bringen Sie Ihr Geschäftsreiseprogramm bestmöglich an den Start:
Die Kostenkontrolle ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit als Geschäftsreisemanager. In vielen Firmen haben Reisemanager sogar offiziell die Doppelrolle als Reise- und Abrechnungsmanager inne. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens arbeiten sie oft mit anderen Abteilungen wie der Finanz-, Einkaufs- und Personalabteilung zusammen, um den Umgang der Mitarbeitenden mit Firmengeld bei der Organisation von Geschäftsreisen zu steuern.
Ihre Reiserichtlinie sollte bestimmte Regeln enthalten, wie die Mitarbeitenden Firmengeld für Reisen ausgeben, wie ihnen Spesen erstattet werden und wie Ihr Unternehmen Mitarbeitende auf Reisen im Blick behält.
Bei den meisten modernen Geschäftsreiseprogrammen kommen Software und webbasierte Dienste zum Einsatz, um die Reisekosten zu überwachen. Dies ist die mit Abstand effizienteste Methode. Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, führt kein Weg daran vorbei.
Geschäftsreisen werden weiter zunehmen. Ob das Geschäftsreisemanagement für Sie noch Neuland ist oder Sie bereits über eine Richtlinie verfügen – es kann nie schaden, einen umfassenden Leitfaden zur Hand zu haben.
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