Erros de comunicação mais comuns

Você já recebeu algum comunicado que resultou em mais perguntas do que respostas? Talvez você tenha pensado: “Isso era para mim?” Ou: “Devo fazer algo?”. Ou você já enviou algum comunicado e recebeu uma avalanche de perguntas com cópia para todos, visitas à sua mesa, ligações e escalonamentos de supervisores? Todos já passamos por isso. Ninguém deseja que um comunicado cause confusão, mas acontece. Vamos nos concentrar em três dos erros de comunicação mais comuns e seus impactos. Primeiro erro, usar a mesma mensagem para todos. Digamos que uma indústria vá mudar a forma de pagamento dos funcionários. Atualmente, o sistema é positivo, ou seja, assume que os funcionários trabalharam as horas exigidas, a menos que ausências sejam registradas. No futuro, os funcionários serão pagos pelas horas registradas na folha de ponto. Essa mudança não é relevante para os assalariadosmensalistas, pois o salário é fixo, a despeito do número de horas trabalhadas. Mas para os horistas, é uma grande mudança, e requer novos hábitos para a marcação do ponto. O gerente de comunicação deve informar a mudança aos funcionários e redigir um anúncio genérico para toda a organização. Se os funcionários assalariados mensalistas e os horistas não souberem como a mudança os impactará, a comunicação será ineficaz. Segundo erro, comunicar-se muito cedo. Vejamos uma organização especializada em educação infantil. Os dispositivos utilizados para verificar a presença devem ser atualizados. A liderança discute comunicar isso no boletim informativo dos funcionários, avisando da mudança. Mas fazer esse comunicado sem saber quais serão os novos dispositivos ou ter um cronograma para a mudança resultará em confusão e caos. Não há razão para criar uma campanha chamativa. “A mudança está chegando” é uma mensagem ameaçadora e enigmática, e as pessoas preencherão as lacunas com informações inverídicas. Quando isso acontece, é difícil corrigir. Terceiro erro, excesso de comunicação. Certa organização está mudando seu processo de aquisição. A equipe de comunicação enviou um anúncio aos compradores autorizados, contendo os motivos para mudar o processo, o novo processo com instruções para compradores e aprovadores, mensagem de confiança no novo processo e as pessoas a serem contatadas para dirimir tirar dúvidas. Esse anúncio tem muitos detalhes, sobretudo para usuários finais que estão sabendo da mudança pela primeira vez. É preciso entender a diferença entre comunicação e capacitação. Geralmente são requeridos modos diferentes para cada uma. Um e-mail cheio de detalhes é fácil de ignorar, ainda mais se comprar for uma pequena parte das responsabilidades da pessoa. A comunicação é uma arte, mas não precisa ser um mistério. Pense em como concentrar sua atenção para acolher mudanças sem esgotar-se. Para ter êxito, entenda com quem você está se comunicando, qual é a mensagem e como transmiti-la da forma mais efetiva.