Executivo deve ter plano para escapar dos 'vil�es do tempo; veja 10 deles

Responder a e-mails, atender telefonemas, participar de reuni�es, gerenciar o trabalho da equipe, falar com parceiros e clientes e, tamb�m, ter tempo para pensar em estrat�gias. A lista de tarefas de um executivo � enorme, por isso � essencial que ele planeje seu tempo.

"As pessoas n�o veem um tempo como um recurso. Ele deve ser pensado, assim como o gestor pensa no pessoal e na quest�o financeira", afirma Carlos Alberto Martins, coordenador do curso de administra��o do tempo da FGV-Cademp.

Uma pesquisa feita por ele com cerca de 800 executivos mostrou quais s�o os principais desperdi�adores de tempo. Falar muito ao telefone, reuni�es intermin�veis ou n�o saber delegar tarefas est�o entre os problemas apresentados (veja quadro na p�gina. 4).

	Danilo Verpa/Folhapress
	Samir Aziz, cofundador e diretor de marketing da Itaro

O primeiro passo � definir quais atividades s�o mais importantes e quais s�o secund�rias –isso � importante inclusive para que a equipe saiba qual � o foco da empresa.

Antonio Carlos Soares, presidente da empresa que produz o aplicativo de produtividade Runrun.it, diz que os profissionais devem se concentrar mais no que tem mais impacto para a organiza��o. "N�o � entregar mais itens, mas, sim, aqueles que t�m mais relev�ncia. Voc� precisa de um trabalho de alinhamento e de disciplina para identificar quais s�o as prioridades", afirma.

Samir Aziz, cofundador e diretor de marketing da loja on-line de pe�as Itaro, faz esse planejamento dele mesmo e de sua equipe.

"Mensalmente definimos os projetos nos quais vamos nos concentrar", afirma Aziz. A partir da�, ele usa uma t�cnica conhecida no mercado como OKR (sigla para objetivos e resultados-chave, em ingl�s), que � utilizada em empresas de tecnologias como a Intel e o Google.

Quando estou trabalhando, n�o paro para jogar um jogo, para falar com amigos no WhatsApp. Quando estou com meus filhos, estou com eles Fernando Guntovitch presidente da The Group

O m�todo OKR estabelece que o gestor defina objetivos para a equipe ou cada profissional. Essas metas devem ser quantific�veis, para que sua progress�o possa ser acompanhada (veja mais na p�gina 12).

Com esses dados, Aziz, da Itaro, tra�a os objetivos di�rios, semanais e mensais que devem ser cumpridos por ele e sua equipe.

"O tempo est� cada vez mais precioso", diz Fernando Guntovitch, presidente da ag�ncia de marketing The Group. Como � contratado para produzir eventos que, muitas vezes, precisam ser organizados em 24 horas, ele criou t�cnicas para gerenciar o tempo.

Ele autorizou funcion�rios a fazer a sua pr�pria rotina, desde que mostrem resultados. Para fugir do tr�nsito, por exemplo, alguns preferem trabalhar de casa de manh� e chegam mais tarde ao trabalho. "Por mim, ok, desde que a pessoa fa�a seu trabalho", afirma.

Ele afirma que o importante � ter foco. "Quando estou trabalhando, n�o paro para jogar um jogo, para falar com os amigos no WhatsApp. Quando estou com meus filhos, estou com eles. Se voc� administra bem, d� para criar esse balan�o", afirma.

	Karime Xavier/Folhapress
	Fernando Guntovitch, presidente da ag�ncia The Group

Diariamente ele faz uma agenda com as tarefas que precisa realizar. Quando est� parado no tr�nsito, indo ao trabalho, aproveita para fazer as liga��es que precisa. "� uma forma de ganhar tempo."

Pensando em fazer o dia render mais, Antonio Pina, diretor de tecnologia e opera��es da Mandic, implementou uma s�rie de medidas dentro da empresa de TI.

Entre elas, estabeleceu um limite para as reuni�es. "Depois que d� o tempo, eu corto, mesmo se a pessoa est� no meio da frase."

Resposta por e-mail tamb�m s� pode ser feita uma vez –se o tema exigir mais do que isso, um telefonema � mais indicado. "Voc� bota a m�o no telefone, liga e combina tudo", explica.

"Muitos e-mails s�o in�teis. A pessoa s� quer mostrar que est� trabalhando."

Veja os vil�es do tempo:

FORA DA HORA
O tradicional atraso brasileiro gera uma s�rie de problemas, como descr�dito e comportamentos defensivos. � importante cumprir corretamente os hor�rios

FALTA DE PRIORIDADES
O executivo deve criar uma lista de assuntos, dando �nfase aos mais importantes. Isso serve para orientar os funcion�rios

TRABALHO DA SECRET�RIA
Ela � figura indispens�vel para a gest�o do tempo. � preciso definir, por exemplo, sua autoridade na recep��o da correspond�ncia e na filtragem de atendimentos e de liga��es

INCAPACIDADE DE DIZER N�O
Muitos chefes nunca negam um pedido de um subordinado, o que pode gerar trabalhos inacabados e resultados ineficientes

SOLICITA��ES DA HIERARQUIA
Executivos relatam que tanto superiores quanto colegas consideram que podem entrar na sala a qualquer hora

PRESSA
Tentar resolver tudo rapidamente em geral atrapalha mais do que ajuda. Profissionais tendem a esquecer que o tempo � um recurso e deve ser planejado e organizado como tal

SOLICITA��ES DE COLABORADORES
� comum um funcion�rio encontrar um problema e repass�-lo ao gestor. Assim, o executivo assume mais uma responsabilidade

TRABALHO INTELECTUAL
� comum o profissional deixar atividades como leituras e an�lises para depois do expediente, sem separar um hor�rio para isso

REUNI�ES
� preciso estabelecer uma agenda clara para os encontros e saber como conduzi-los para que mantenham o foco

TELEFONE
Para n�o virar escravo do telefone, � preciso estabelecer uma triagem, indicando quais liga��es vale a pena atender imediatamente